You are currently viewing Czy eventy online mają szansę zastąpić eventy tradycyjne

Czy eventy online mają szansę zastąpić eventy tradycyjne

  • Post category:blog

Wzrost popularności wydarzeń online

Eventy organizowane w formie wirtualnej nie są niczym nowym. Jednak wraz z nadejściem światowej pandemii w marcu 2020 roku, stały się jedyną, bezpieczną alternatywą dla wydarzeń stacjonarnych. 

Pomimo znacznego spadku liczby zachorowań na covid-19, większość spotkań i eventów nadal organizowana jest w formie niestacjonarnej. Czy forma wirtualna całkowicie zastąpi tradycyjne eventy? Zdania w tej kwestii są podzielone. Jedno jest pewne, aktualnie wydarzenia online odgrywają kluczową rolę w komunikacji, przekazywaniu wiedzy, czy świętowaniu firmowych sukcesów.

Zalety eventów online

Żyjemy w czasach postępującej globalizacji i rozrostu międzynarodowych korporacji, które zrzeszają w swoich szeregach ludzi z całego świata. W związku z tym organizacja wydarzeń online w czasie rzeczywistym jest naturalną konsekwencją tego, w jakich kierunkach rozwija się rynek.

Sprawniejsza komunikacja

Możliwość przeprowadzenia eventu, w którym udział mogą wziąć tysiące osób z każdego zakątku globu, daje szanse na lepszą i sprawniejszą komunikację międzyludzką, szybsze reagowanie w sytuacjach kryzysowych, czy wymianę doświadczeń i spostrzeżeń z różnych perspektyw.

Dobrze zorganizowany i przeprowadzony event online może także zwiększyć świadomość pracowników w kwestii organizacji firmy i podziału kompetencji. Podczas wirtualnego spotkania z ludźmi, którzy na co dzień pracują w innym miejscu, łatwiej będzie nam zrozumieć, czym się zajmują i jak ich praca oddziałuje na naszą.

Mniejsze wydatki

Umiejętna organizacja wydarzeń niestacjonarnych to także duża oszczędność zasobów finansowych. Tradycyjne spotkania wymagają podjęcia określonych działań logistycznych, które generują spore koszty. Wynajem odpowiedniej sali konferencyjnej, czy hotelu, zapewnienie transportu i ewentualnego noclegu dla uczestników eventu, wyżywienie, a czasami impreza inaugurująca spotkanie, to wszystko kosztuje niemałe pieniądze. Decydując się na organizacje wydarzenia online, zdejmujesz ze swoich barków wszystkie te elementy. Co więcej, należyta organizacja to nie tylko koszty, ale także czas i szereg nieprzewidzianych, stresujących sytuacji, które mogą sprawić, że zapomnisz o najważniejszym, czyli efektywnym przeprowadzeniu spotkania.

 

Oszczędność czasu

Oszczędność czasu, zarówno organizatorów, jak i uczestników eventu online, to kolejny czynnik stawiający tę formę wydarzeń w korzystnym świetle. Eventy o jednakowej tematyce, które w formule stacjonarnej musiałyby odbywać się kilkukrotnie w różnych terminach i lokalizacjach, mogą zostać przeprowadzone tylko raz w formie online. Swobodny dostęp z każdego miejsca na Ziemi sprawia, że wszyscy uczestnicy spotkania mogą wziąć w nim udział, niezależnie od ich aktualnej lokalizacji. Ponadto, w formule zdalnej, uczestnicy nie muszą poświęcać czasu na dojazdy, które często trwają dłużej niż samo wydarzenie.

Możliwość zapisu przebiegu wydarzenia 

Kolejną zaletą eventów online jest możliwość zapisu streamingu z wydarzenia. Dzięki temu każdy uczestnik jest w stanie wrócić do poszczególnych momentów spotkania w dowolnym momencie. Te rozwiązanie pozwala także zapoznać się z przebiegiem eventu uczestnikom, którzy nie mogli wziąć w nim udziału w czasie jego rzeczywistej transmisji.

Ponadto, w eventach online może wziąć udział zdecydowanie więcej osób, niż w przypadku wydarzeń stacjonarnych.

Eksperci z całego świata

Podczas eventów organizowanych w formie wirtualnej, zyskujesz możliwość zaproszenia na wydarzenie ekspertów z całego świata. W warunkach stacjonarnych, zorganizowanie przyjazdu na dwudniowy event profesora z Australii byłoby niezwykle problematyczne. Po pierwsze, z powodu konieczności ustalenia dogodnego terminu dla obu stron, po drugie ze względów finansowych.

Wady eventów online

Rzecz jasna, eventy organizowane w formie online mają również swoich przeciwników, którzy przekonują, że taka forma wydarzeń jest niekompletna, a korzyści z niej płynące, na dłuższą metę złudne.

Brak bezpośredniej interakcji 

Przeciwnicy eventów online, jako główny argument mający świadczyć o ich wadliwości podają brak możliwości nawiązania bezpośredniej interakcji z uczestnikami. Część specjalistów twierdzi, że ograniczenie kontaktu do formy wirtualnej nie przynosi wymiernych efektów, gdyż uczestnicy łatwiej popadają w znudzenie i tracą uwagę, niż w przypadku spotkań stacjonarnych. Według zwolenników tej teorii, spotkanie twarzą w twarz i możliwość wymiany uwag, czy doświadczeń jest kluczowym elementem prowadzenia eventów.

Brak współdzielenia emocji

Kiedy uczestnicy nie mają możliwości nawiązania kontaktu interpersonalnego, nie będą w stanie dzielić między sobą przeżyć i emocji związanych z eventem. W przypadku niektórych wydarzeń ten element może okazać się kluczowy dla powodzenia całego wydarzenia. Dobrym przykładem, który uwypukla tę wadę są wydarzenia sportowe. Mecz przy pustych trybunach to dość smutny widok.

Poczucie niedocenienia

W przypadku eventów, których celem jest świętowanie czy inauguracja jakiegoś wydarzenia, spotkanie w formie online może zostać odebrane przez uczestników, jako niesatysfakcjonujący półśrodek. W sytuacji, gdy dana firma od lat organizowała cykliczne wyjazdy integracyjne, czy prestiżowe gale rozdania nagród, część pracowników może poczuć się niedoceniona, gdy te wydarzenia zostaną przeniesione do wirtualnej rzeczywistości. Należy rozróżnić eventy, których celem nadrzędnym jest przekazanie wiedzy, czy wymiana doświadczeń od tych, które mają za zadanie nagrodzić lub wyróżnić uczestników.

Aspekty techniczne

W przypadku niewielkich eventów, w których udział bierze kilkanaście czy kilkadziesiąt osób, do organizacji wydarzenia wystarczą narzędzia, którymi dysponuje praktycznie każda firma. Sprawny laptop, dobre połączenie z Internetem, urządzenie do przekazywania dźwięku i obrazu (najczęściej zintegrowane z laptopem). Problem pojawia się w sytuacji, gdy w wydarzeniu bierze udział kilkaset albo kilka tysięcy osób, a jego charakter wymaga organizacji zbliżonej do wydarzeń stacjonarnych. Mogą to być wydarzenia takie jak premiera nowego modelu samochodu, eventy o charakterze sportowym, czy muzycznym. W takiej sytuacji niezbędne może okazać się zaangażowanie personelu technicznego, który zajmie się przygotowaniem i obsługą sprzętu, nie tylko tego, który jest potrzebny do połączenia się z uczestnikami.

Czy eventy online całkowicie zastąpią wydarzenia tradycyjne?

Na powyższe pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Analiza zalet i wad eventów online pozwala jednak na wysnucie pewnych wniosków.

Jeśli cyfryzacja i globalizacja będzie postępowała w takim tempie, jak ma to miejsce aktualnie, możemy spodziewać się jeszcze większego wzrostu znaczenia eventów organizowanych w formie niestacjonarnej. Nawet jeśli światowa pandemia ostatecznie przejdzie do przeszłości.

Całkowita rezygnacja z organizacji wydarzeń stacjonarnych jest jednak mało prawdopodobna, przede wszystkim ze względu na ludzką potrzebę interakcji z innymi. Wspólne przeżywanie emocji, dzielenie się nimi, budowanie więzi to coś, czego nie można przenieść do świata wirtualnego. Dlatego część wydarzeń, tych najbardziej oddziałowujących na uczucia i emocje, zapewne pozostanie w sferze realnego świata.