Efektywność eventów online, jakie czynniki na nią wpływają
Wydarzenia online zdominowały poprzedni rok, czego przyczyną był przymus społecznej izolacji, wynikający z pandemii covid-19. Przedstawiciele wiodących agencji związanych z event marketingiem postanowili poddać dogłębnej analizie format, jakim są eventy online w kontekście wykorzystywania go w przyszłości. Raport „Digital Event. Eventy online 2020/2021”, opracowany na podstawie badania opinii, które zostało przeprowadzone przez instytut badawczy ARC Rynek i Opinia, zawiera dane statyczne i wnioski skonstruowane w ich oparciu, a także prognozy związane z organizacją wydarzeń niestacjonarnych.
Jednym z wątków, które zostały ujęte w raporcie, jest efektywność eventów online. Podczas przeprowadzonego badania, respondenci zostali spytani między innymi o czynniki wpływające na efektywność wydarzeń wirtualnych. Na podstawie ich odpowiedzi można stworzyć prognozy dotyczące przyszłości eventów online, a także wyciągnąć wnioski odnoszące się do obszarów, które wymagają poprawy. Badanie jest szczególne cenne w kontekście realizacji celów biznesowych poprzez organizowanie wydarzeń w formie niestacjonarnej.
Prawie 100% ankietowanych, jako jeden z najważniejszych czynników wskazało jakość łącza internetowego. Odpowiednia jakość transmisji audio-wizualnej rzutuje na wszystkich aspektach wydarzenia. Szczególnie, jeśli prelegent ma problemy z łącznością i jego przekaz jest notorycznie przerywany, utrzymanie skupienia i uwagi uczestników może okazać się niemożliwe, wysokie przygotowanie merytoryczne prowadzącego może w tej sytuacji nie wystarczyć. Nawet najciekawszy event zakończy się prawdopodobnie fiaskiem, gdy zawiodą kwestie techniczne.
Ponad 90% respondentów, jako jeden z czynników determinujących efektywność eventu online wskazało przygotowanie merytoryczne prelegenta prowadzącego spotkanie. Tak wysoki wynik nie powinien dziwić ze względu na to, że większość eventów organizowanych w formule online w 2020 roku to webinary, szkolenia i konferencje. W przypadku wydarzeń tego rodzaju aspekt merytoryczny jest zdecydowanie najważniejszy.
W podobny sposób, w kontekście efektywności wydarzenia niestacjonarnego, ocenione zostały umiejętności prezentacyjne prowadzącego. Wydarzenia online wymagają od prelegentów innego przygotowania niż klasyczne eventy. Praca przed kamerą, czy brak bezpośredniej interakcji z uczestnikami spotkania to wyzwania, które wymagają dużej pracy. Warto podkreślić, że według raportu najczęstszym powodem opuszczania eventów online przed ich zakończeniem, jest znudzenie uczestników. Prelegent musi więc zaprezentować treści w sposób charyzmatyczny i angażujący odbiorców. Tylko w taki sposób event będzie można określić, jako efektywny.
Około 75% badanych uważa, że zdecydowany wpływ na efektywność wydarzenia ma jego wcześniejsza promocja. Odpowiedni marketing zapewnia udział uczestników, a bez nich żaden event nie ma sensu. To fakt, z którym ciężko polemizować.
Oprawę wizualną i graficzną, jako ważny czynnik wpływający na efektywność wydarzenia wskazało około 80% ankietowanych. Ze względu na to, że większość uczestników eventów online, bierze w nich udział w domowym zaciszu, zapewnienie ciekawej i angażującej oprawy jest niezwykle ważne. Brak fizycznej obecności na evencie sprawia, że uczestnicy łatwo rozpraszają się przez otoczenie, w którym aktualnie przebywają. Jeśli podczas wydarzenia online uczestnicy nie będą zainteresowani spotkaniem, mogą zająć się obowiązkami domowymi, czy oglądaniem serialu i nikt się o tym nie dowie. Ciekawie zaaranżowana przestrzeń, w której odbywa się event online, z pewnością pozytywnie wpłynie na utrzymanie uwagi uczestników.
Z kolei około 75% badanych uważa, że ważnym czynnikiem do uznania wydarzenia za efektywne, jest otrzymanie informacji zwrotnej od uczestników po zakończonym evencie. Na podstawie feed backu można określić, które elementy eventu podobały się uczestnikom i spełniły swoje cele, a które wymagają poprawy i modyfikacji.
Co ciekawe, około 40% respondentów uznało, że czynnikiem mającym wpływ na efektywność i powodzenie wydarzeń wirtualnych są przerywniki. Umiejętne stworzenie harmonogramu z odpowiednią ilością przerw jest wbrew pozorom trudnym zadaniem. Jeszcze ciężej stworzyć przerywniki o angażującej formule. Dobrym sposobem na urozmaicenie przerw między poszczególnymi etapami wydarzenia są tzw. energizery. Mają one w założeniu angażować uczestników eventu do działania, w celu pobudzenia w nich energii. Energizery zazwyczaj przyjmują formę zabawy połączonej z rywalizacją, łamigłówek, quizów, czy gry w skojarzenia.
Podobna ilość uczestników badania, jako ważny czynnik wpływający na efektywność eventów online wskazała liczbę ujęć i kamer rejestrujących spotkanie. W tej materii, odpowiednia ilość kamer i ich umiejętne użycie może przeważyć o odbiorze wydarzenia, jako profesjonalne i prestiżowe.
Czy eventy online spełniają cele biznesowe?
Według badania przeprowadzonego na potrzeby raportu „Digital Event”, aż 75% respondentów uważa, że eventy online przeprowadzone w 2020 roku spełniły ich cele biznesowe. Przy czym 53% uczestników badania uznało, że cel został zrealizowany w stopniu dużym, a 22% określiło stopień realizacji założeń biznesowych jako bardzo duży. Jedynie 5% ankietowanych odpowiedziało, że wydarzenia online spełniły ich cele biznesowe w małym stopniu albo w ogóle ich nie spełniły.
Najbardziej efektywnymi wydarzeniami w formule online, według twórców raportu, są eventy oparte w głównej mierze na przekazywaniu wiedzy merytorycznej. W ich przypadku formuła wirtualna pozwala zaoszczędzić pieniądze po stronie organizatorów i czas po stronie uczestników, natomiast sam przebieg i meritum spotkania nie różnią się, bez znaczenia czy organizowane są w formie online, czy offline.
Eventy online w kontekście spełniania celów biznesowych w 2020 roku, były szczególnie korzystne dla firm eventowych. Dzięki możliwości organizowania wydarzeń w formule zdalnej, przedsiębiorstwa zajmujące się event marketingiem nie tylko nie odczuły skutków kryzysu i wszechobecnego lock downu, ale wręcz poszerzyły współprace z wieloma klientami i rozbudowały oferowane usługi.
Twórcy raportu zwracają uwagę na możliwość łączenia spotkań stacjonarnych ze streamingiem w przyszłości. Dzięki temu można poszerzyć liczbę odbiorców i dostosować się do potrzeb tych uczestników, którzy w danym terminie nie mogą pojawić się na spotkaniu stacjonarnym. Takie rozwiązanie może znacząco wpłynąć na realizacje celów biznesowych, ze względu na dostosowanie się do potrzeb klientów.
Zmierzenie efektywności wydarzenia jest niezwykle trudnym zadaniem, jednak dwoma determinującym czynnikami, wskazanymi przez twórców raportu „Digital Event. Eventy online 2020/2021” są zasięg i merytoryka. Jeśli dane wydarzenie trafi do dużej grupy ludzi, a jego warstwa merytoryczna będzie satysfakcjonująca dla uczestników, możemy mówić o sukcesie eventu online. Wszystkie inne, wyżej omówione elementy są tak naprawdę środkami do uzyskania tego nadrzędnego celu.
