Jakie eventy online były organizowane w 2020 roku?
Światowa pandemia wywróciła branżę eventową do góry nogami. Zarówno organizatorzy wydarzeń, jak i firmy korzystające z ich usług musiały dostosować się do nowej rzeczywistości. Gdyby pandemia covid-19 dotknęła nas 20 lat temu, rynek eventowy całkowicie by się załamał. Jednak w obecnych czasach przeniósł się tam, gdzie reżim sanitarny i wszechobecny lockdown nie jest przeszkodą – do Internetu.
Zmiany, jakie zaszły w ostatnim czasie w branży event marketingu, zostały poddane analizie i opisane, w stworzonym pod egidą portalu MeetingPlanner.pl raporcie „Digital Event. Eventy online 2020/2021”. Został on stworzony w celu ułatwienia planowania działań eventowych w przyszłości.
Treść raportu dotyczy między innymi rodzajów wydarzeń, jakie w roku 2020 były organizowane w formule online. Były to przede wszystkim konferencje i kongresy, gale, webinary i szkolenia, spotkania integracyjne, spotkania okazjonalne (głównie świąteczne), eventy skierowane do dzieci, konferencje prasowe, festiwale i koncerty, eventy sportowe, a także premiery produktów i spotkania z klientami. Nie jest to oczywiście katalog zamknięty, aczkolwiek właśnie te wydarzenia były najczęściej organizowane w formie wirtualnej.
Online, offline, a może system hybrydowy?
Ponad 80% klientów, korzystających z usług badanych firm eventowych, realizowało wydarzenia w formie wirtualnej. Według raportu, taki sam odsetek planuje w przyszłości korzystać z obu formuł – online i offline, w zależności od charakteru i logistyki wydarzenia.
Około 10% respondentów planuje stosowanie modelu hybrydowego, czyli łączącego obie formuły przy organizacji jednego wydarzenia. Specjaliści zauważają jednak, że jest to duże wyzwanie logistyczne i merytoryczne, w związku z czym przyszłość eventów hybrydowych stoi pod dużym znakiem zapytania.
Jedynie 9% badanych skłania się ku organizacji eventów tylko i wyłącznie w tradycyjnej, stacjonarnej formie, co wyraźnie pokazuje obecną dominację wydarzeń wirtualnych na rynku. Nie ulega wątpliwości, że światowa pandemia była w tym przypadku głównym impulsem.
Co ciekawe, pomimo rosnącej popularności eventów online, większość ludzi pragnie, przynajmniej częściowego powrotu do spotkań stacjonarnych. Tylko 1% respondentów zadeklarowało, że pozostanie tylko i wyłącznie przy formie online, nawet po całkowitym zniesieniu obostrzeń i powrocie spotkań stacjonarnych.
Jakie wydarzenia online organizowane są najczęściej?
Zgodnie z raportem „Digital Event”, największą popularnością wśród wydarzeń organizowanych w formie wirtualnej, cieszą się szkolenia i webinary. W zeszłym roku, aż 86% wszystkich webinarów zostało zrealizowanych w formule zdalnej. Jak przekonują twórcy raportu, bardzo prawdopodobne jest pozostanie tych wydarzeń w świecie wirtualnym na stałe. Ich specyfika pozwala przeprowadzać je niemniej efektywnie, niż w formie tradycyjnej, a koszty organizacji takich szkoleń są znacznie niższe.
Na drugim miejscu, co może być zaskoczeniem, uplasowały się spotkania z kluczowymi klientami. W tym przypadku 63% wydarzeń zostało przeprowadzonych w formie online. Ten wynik wskazuje na pewną zmianę w mentalności wielu firm. Do niedawna powszechnie uznawano, że spotkanie z ważnym klientem musi odbywać się w formie stacjonarnej, gdyż jednie w ten sposób można nawiązać bezpośrednią interakcję i zbudować więź z klientem. Jak się okazuje, te założenia nie zawsze się sprawdzają, a forma wirtualna również daje możliwość podjęcia efektywnej współpracy z kluczowym klientem.
Ostatnie miejsce na podium, z wynikiem 61% zajmują spotkania świąteczne. W tym przypadku raczej nikt nie powinien być zaskoczony. Pandemia obiegła świat tuż przed Świętami Wielkanocnymi, a po krótkim okresie spadku zachorowań latem, ponownie nabrała na sile przed Świętami Bożego Narodzenia. W przypadku tego rodzaju spotkań powrót do formy stacjonarnej, kiedy tylko nastąpi taka możliwość, jest dość oczywistą kwestią. Wynika to z ich charakteru, opartego o relacje interpersonalne i tradycyjne wartości.
Ostatnim typem eventu, który osiągnął w badaniu wynik minimum 60%, są konferencje i kongresy. Jak przekonują twórcy raportu, pozostanie tych wydarzeń w formie wirtualnej, jest wysoce prawdopodobne. Dużym plusem organizowania konferencji czy kongresów w formie wirtualnej, jest możliwość uczestniczenia w nich z każdego miejsca na Ziemi. Do tego dochodzi oszczędność zasobów finansowych, wynikająca między innymi z braku konieczności wynajęcia sali konferencyjnej, zapewnienia transportu, wyżywienia, czy noclegu uczestnikom. Ponadto, konferencje transmitowane w czasie rzeczywistym są nagrywane, więc nawet w przypadku, gdy część uczestników nie mogła wziąć udziału w spotkaniu, istnieje możliwość odtworzenia przebiegu wydarzenia w dowolnym momencie.
Jakie typy eventów najciężej zorganizować w formule wirtualnej?
Jak zawsze istnieje druga strona medalu. Wydarzenia wirtualne to w czasie pandemii niezastąpione rozwiązanie, bez którego branża eventowa poniosłaby nieodwracalne straty. Ich funkcjonalność i uproszczona organizacja zapewne wpłyną na ich znacznie na rynku, także po ustaniu zagrożenia epidemiologicznego. Mimo to istnieją typy wydarzeń, które ze względu na swoją specyfikę, znacznie lepiej sprawdzają się w formie stacjonarnej.
Według raportu „Digital Event” jedynie 28% eventów dla dzieci zostało przeprowadzonych w formie wirtualnej. Wynika to głównie z potrzeby szczególnej interakcji i utrzymania uwagi u najmłodszych uczestników. Podczas wirtualnych wydarzeń, dzieci mają problem z koncentracją, a brak fizycznego uczestnictwa nie pozwala na rozładowanie energii.
Podobny wynik, odpowiednio 28% i 27%, osiągnęły eventy sportowe i wydarzenia muzyczne. Są to wydarzenia w dużej mierze oddziałowujące na emocje i uczucia uczestników. Podczas meczu piłkarskiego, możliwość fizycznej obecności na trybunach jest nieporównywalnym przeżyciem do uczestnictwa w tym wydarzeniu online. Co ciekawe, według badań, większość ludzi znacznie lepiej odbiera eventy sportowe, nawet oglądając ich transmisję, gdy sportowcy rywalizują przy obecności kibiców na trybunach. To samo tyczy się koncertów i festiwali muzycznych. Transmitowanie na żywo wydarzeń tego typu wiąże się z dużymi wyzwaniami natury technicznej. Przede wszystkim transmisja dźwięku o odpowiedniej jakości jest w tym przypadku trudnym zadaniem. Niemniej ważna jest bezpośrednia interakcja z publiką i możliwość zobaczenia na żywo ulubionego wykonawcy.
Najrzadziej organizowanym rodzajem eventów online w roku 2020 były premiery produktów. Wiążą się one zazwyczaj z wystawnymi galami z poczęstunkiem, atrakcjami w postaci występów artystycznych, pokazów pirotechnicznych czy mappingu 3D. Niezwykle ciężko jest przenieść atmosferę, na którą składają się wspomniane elementy do świata wirtualnego.
Szczegółowe omówienie raportu: https://www.youtube.com/watch?v=L_xHSpY-jT0&t=2416s
