You are currently viewing Kluczowe wyzwania związane z realizacją eventów online

Kluczowe wyzwania związane z realizacją eventów online

  • Post category:blog

Kluczowe wyzwania związane z realizacją eventów online

Realizacja wydarzeń w formule wirtualnej niesie za sobą szereg wyzwań, zarówno po stronie organizatorów, jak i uczestników spotkań. Zespół specjalistów z zakresu event marketingu, zrzeszony pod egidą portalu MeetingPlanner.pl, opracował raport „Digital Event. Eventy online 2020/2021. Analiza, prognoza, benchmarki”. Twórcy raportu poddają dokładnej analizie trendy i zjawiska związane z prowadzeniem eventów online w ostatnim roku, w oparciu o badania przeprowadzone przez instytut badawczy ARC Rynek i Opinia. 

W dalszej części artykułu przyjrzymy się elementom, które wedle uczestników badania są kluczowe przy organizacji eventów w formie wirtualnej.

Utrzymanie uwagi

Aż 72% respondentów, jako jeden z najważniejszych czynników wpływających na powodzenie eventu wskazało utrzymanie uwagi i zaangażowania uczestników. Można założyć, że ten problem dotyczy zarówno eventów wirtualnych, jak i stacjonarnych. Jednak forma zdalna sprzyja rozpraszaniu uwagi przez czynniki zewnętrzne, gdyż uczestnicy biorą udział w wydarzeniu z dowolnej lokalizacji. Brak towarzystwa współuczestników i bezpośredniej interakcji z prowadzącym sprawia, że duża część osób uczestnicy w spotkaniach tylko „na papierze”, wystarczy wyciszyć dźwięk i zminimalizować ekran transmisji. Utrzymanie uwagi to zadanie leżące po stronie prowadzących, w przypadku eventów online muszą wykazać się sporą dozą charyzmy i poprowadzić spotkanie bardzo dynamicznie, aby osiągnąć ten trudny cel.

 

Przygotowanie merytoryczne

58% uczestników badania zwróciło uwagę na odpowiednie, merytoryczne przygotowanie contentu. Tworząc treść i planując przebieg wydarzenia, prowadzący powinien wziąć pod uwagę narzędzia dostępne podczas eventu online. Z jednej strony, w przypadku wirtualnych spotkań ciężej o interakcję i bezpośrednie zaangażowanie uczestników w przebieg wydarzenia. Z drugiej jednak prowadzący ma do dyspozycji wirtualne narzędzia, takie jak gry, quizy, czy możliwość przeprowadzania anonimowych ankiet w czasie rzeczywistym. Ich umiejętne wykorzystanie może znacząco podnieść jakość wydarzenia.

Reżyseria eventu

Z kolei 51% respondentów uważa, że niezwykle ważna jest odpowiednia reżyseria eventu. Stworzenie ciekawego i angażującego środowiska spotkania to nie lada wyzwanie, które ma ogromny wpływ na odbiór eventu przez uczestników. Reżyser eventu powinien zadbać o zbudowanie odpowiedniej atmosfery, adekwatnej do danego wydarzenia, czy utrzymanie zaangażowania uczestników poprzez zaadaptowanie przestrzeni, w której odbywa się wydarzenie. Reżyser odpowiada także za odpowiednie przygotowanie elementów artystycznych i widowiskowych, w przypadku, gdy specyfika eventu tego wymaga.

Aspekty techniczne

Wśród kluczowych wyzwań związanych z eventami online, pojawiają się także wątki stricte techniczne. Aż 74% osób biorących udział w badaniu zwróciło uwagę na to, jak ważnym aspektem jest dobra jakość połączenia internetowego. Z kolei 55% respondentów, jako jeden z kluczowych elementów technicznej strony organizacji eventów wskazało bezpieczeństwo połączenia, a 48% podkreśliło, że szczególną uwagę zwracają na bezpieczeństwo ich danych. Te wyniki wyraźnie wskazują na rosnącą świadomość ludzi w zakresie ochrony ich danych w sieci, co jest zdecydowanie dobrym sygnałem, szczególnie że nic nie wskazuje na to, aby eventy online miały w najbliższym czasie zniknąć.

W kwestii technicznych aspektów wydarzeń online należy podkreślić, jak ważne jest dysponowanie odpowiednim sprzętem. Poza sprawnym połączeniem internetowym niezbędny są także narzędzia umożliwiające sprawny przekaz dźwięku i obrazu w możliwie najwyższej jakości. Nawet najlepiej przygotowany content i najciekawszy scenariusz wydarzenia, nie spełnią swojego zadania, gdy prowadzący będzie ledwo słyszalny lub jego połączenie wideo będzie co chwilę przerywane. W takich sytuacjach utrzymanie uwagi uczestników jest praktycznie niemożliwe.

Gdzie przeprowadzić transmisję?

Około 78% uczestników badania zadeklarowało, że przy organizacji wydarzeń online, przynajmniej raz korzystało z ogólnodostępnych narzędzi komunikacyjnych, takich jak Zoom, Skype Business, czy Teams. Jest to dobre rozwiązanie, w przypadku niewielkich wydarzeń, przeznaczonych dla małej grupy uczestników. W przypadku eventów o bardziej złożonym scenariuszu, skierowanych do kilkuset, czy nawet kilku tysięcy osób warto postawić na bardziej profesjonalne rozwiązania.

Jednym z takich rozwiązań jest realizacja nagrania wydarzenia w profesjonalnym studiu. Jako Platinium Media posiadamy własne, w pełni wyposażone studio nagraniowe w Warszawie, o powierzchni 220 metrów kwadratowych. Dysponujemy własną ekipą filmową, odpowiednim oświetleniem, czy green boxem. Nasz zespół zajmuje się także montażem i postprodukcją. Z usług profesjonalnego studia przynajmniej raz skorzystało 56% respondentów.

Niewiele mniej, bo 54% osób korzystało ze specjalistycznej, wirtualnej platformy do organizacji eventów, a 39% z platformy stworzonej specjalnie na potrzeby konkretnego wydarzenia. W Platinium Media posiadamy również własną platformę broadcastową, którą jesteśmy w stanie przystosować do dowolnego wydarzenia.

 

Jakie formy interakcji z uczestnikami wykorzystać w evencie online?

Do utrzymania zaangażowania odbiorców niezbędne jest stosowanie narzędzi umożliwiających interakcję na linii prowadzący – uczestnik. Najczęściej spotykanym, a zarazem kluczowym narzędziem tego typu jest czat. Możliwość zadawania pytań w czasie rzeczywistym, znacznie ułatwia komunikacje i sprawia, że uczestnicy spotkania mają realny wpływ na jego przebieg.

Dobrym rozwiązaniem jest także wprowadzenie możliwości zadawania pytań przez połączenie audio-wideo. Najlepiej, jeśli w harmonogramie spotkania, po każdym większym module, zostanie przewidziany czas na pytania do prowadzących.

Aby wzbudzić w uczestnikach poczucie współtworzenia wydarzenia, warto skorzystać z możliwości przeprowadzania ankiet i sondaży dotyczących bieżących zagadnień, poruszanych podczas eventu. Dzięki temu prowadzący uzyskuje cenną informację zwrotną.

Dla rozluźnienia atmosfery, szczególnie w przypadku wydarzeń o dość swobodnym charakterze, ciekawym urozmaiceniem jest zaangażowanie uczestników we wszelkiego rodzaju grywalizacje, quizy, czy inne dostępne formy wirtualnej rozrywki.

Najczęstsze powody opuszczania eventów online przez uczestników

Zgodnie z danymi zawartymi w raporcie „Digital Event”, istnieją trzy najważniejsze powody, przez które uczestnicy opuszczają event online przed jego zakończeniem. 

Zawrotne 78% uczestników badania jako jeden z głównych czynników, determinujących ich decyzję o opuszczeniu spotkania jest…nuda. Jeśli wydarzenie nie jest wystarczająco ciekawe, ponad 3/4 respondentów opuści je przed finałem. Właśnie dlatego, głównym zadaniem prowadzącego jest zainteresowanie odbiorców, sama merytoryka nie wystarczy!

Z kolei 62% osób wskazało problemy techniczne, jako jeden z głównych powodów opuszczania eventów. W tej kwestii czynnikiem przeważającym może być zarówno nieodpowiednie przygotowanie techniczne po stronie prowadzących, jak i uczestników.

Aż 61% badanych podkreśliło, że jednym z najczęstszych powodów rezygnowania z uczestnictwa w evencie jest niski poziom merytoryczny prowadzącego. To dość niepokojący wynik, który ewidentnie wskazuje na to, że przed organizatorami wydarzeń online jest jeszcze sporo pracy.

Szczegółowe omówienie raportu: https://www.youtube.com/watch?v=L_xHSpY-jT0&t=2416s