Organizacja i Obsługa Konferencji

Profesjonalna organizacja konferencji to niełatwa sprawa. Osoby podejmujące się tego zadania muszą wykazywać się konsekwentnością, umiejętnością działania na wielu polach i koordynacji pracy innych osób, a także inwencją twórczą i kreatywnością. W każdym przypadku proces będzie się nieco różnił, gdyż jego przebieg zależy od wielu czynników. Warto jednak dowiedzieć się, jaki powinien być ogólny zarys organizacji konferencji.

Po pierwsze należy ustalić dobry plan. Trzeba postawić sobie cel, jaki ma spełnić konferencja. Ta naukowa ma za zadanie przedstawić najnowsze wyniki badań z danej dziedziny, biznesowa – omówić funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa, natomiast polityczna – wskazać założenia polityczne itp. Tak naprawdę od określenia celu konferencji zależy wszystko inne. Warto więc zastanowić się, do kogo jest adresowane wydarzenie, ilu uczestników będzie brało w nim udział, kto na nim wystąpi, jaka ma panować na nim atmosfera czy jak długo ma potrwać. Udzielenie odpowiedzi na te pytania umożliwi sporządzenie planu i przydzielenie zadań poszczególnym osobom.

Obsługa konferencji w każdym przypadku pociąga za sobą koszty. Kolejny etap to więc ustalenie budżetu. Należy określić, jaką sumę i na co można wydać. Trzeba podzielić środki na te przeznaczone do wydania na wynajem miejsca, catering, marketing itp. Dzięki temu można uniknąć strachu o to, że fundusze się skończą.

Następnym krokiem jest wstępny wybór terminu konferencji. Trzeba tu wziąć pod uwagę dostępność prelegentów i gości, jak również kalendarz wydarzeń w branży, w której działa dana firma. Jeśli nie ma ona na celu organizowania wydarzenia konkurencyjnego, powinna wybrać termin inny niż przedsiębiorstwo z tej samej branży. Warto też uwzględnić kwestie związane z dojazdem. Jeśli konferencja ma być przeznaczona dla osób z całej Polski, nie może zacząć się zbyt wcześnie rano.

Jednym z najważniejszych etapów jest ustalenie miejsca, w którym ma odbywać się wydarzenie. Należy przede wszystkim określić, w jakiej miejscowości chce się je zorganizować. Ważne są tu czynniki takie jak łatwość dojazdu, atrakcyjność danego miejsca czy otaczająca je infrastruktura. Organizacja konferencji dla firm jest możliwa po przeliczeniu, ile m2 sali będzie potrzebne w tym celu. Trzeba tu znów wziąć pod uwagę liczbę uczestników, a także elementy wyposażenia, jakie chce się wykorzystać. Zajmują one bowiem przestrzeń. Różnić się od siebie mogą nie tylko rozmiary poszczególnych sali, ale też ich układy. Jeśli prelegent ma wygłaszać treść, a uczestnicy będą go słuchać, warto zdecydować się na ustawienie teatralne. Jeśli z kolei członkowie wydarzenia mają się ze sobą swobodnie komunikować, a prelegent będzie do nich podchodził, lepiej jest wybrać układ w kształcie podkowy. Od tego czynnika zależy komfort uczestników, odbiór treści i ogólna atmosfera. Jeszcze innym zagadnieniem jest organizacja konferencji online. Wówczas należy upewnić się, że wszyscy uczestnicy mają dostęp do stabilnego łącza internetowego i wybrać taką platformę do przeprowadzenia wydarzenia, która zapewnia intuicyjną obsługę oraz posiada funkcje ułatwiające komunikację podczas tego typu spotkań.

Uczestnicy muszą mieć zapewnione komfortowe warunki pod każdym kątem – dotyczy to także wyżywienia. Właśnie dlatego organizacja konferencji prasowej czy każdej innej powinna obejmować wybór odpowiedniej firmy cateringowej, a także dobre przemyślenie ilości i rodzaju serwowanych posiłków. Catering na konferencje może przybierać różne formy. Wszystko zależy od celu, miejsca i czasu trwania wydarzenia. Można zdecydować się np. na przerwę kawową na słodko, obiad, dania ciepłe, zimne lub te w postaci finger food.

Niezbędnym elementem organizacji konferencji jest zadbanie o jak najlepszy przepływ informacji. Nie może ona odbyć się bez prelegentów i uczestników. Trzeba więc zaprosić ich w odpowiedni sposób i przekazywać jasno niezbędne informacje. Zaproszenie może przybrać formę maila, wydarzenia na portalu społecznościowym (szczególnie, jeśli w grę wchodzi organizacja konferencji online), uniwersalnej korespondencji czy personalizowanej kartki. Warto dostosować formę do profilu uczestników, powagi wydarzenia oraz jego atmosfery. Nie wolno też zapomnieć o marketingu i działaniach promocyjnych. Dobrze rozreklamowana konferencja wzbudza zainteresowanie mediów i zapewnia sobie rozgłos. Oczywiście, niektóre wydarzenia mają charakter zamknięty i nie potrzebują reklamy. Aby uczestnicy uzyskali jak największą ilość istotnych informacji, dobrze jest wręczyć im program wydarzenia. Miłym gestem jest podarowanie gadżetów dopasowanych do charakteru konferencji.

Dla wielu osób organizacja kongresów i organizacja konferencji to pokrewne pojęcia. Warto jednak poznać różnicę między tymi dwoma typami wydarzeń. W konferencji może wziąć udział każdy, kto spełnił wcześniej określone przez organizatorów wymagania. Na ogół są to spotkania służbowe lub biznesowe przedstawicieli firm z tej samej branży. Podczas konferencji wszyscy uczestnicy mają szansę na wyrażenie swojego zdania na temat omawianych zagadnień. By zorganizować konferencję, trzeba wynająć odpowiednio wyposażoną salę ze sprzętem multimedialnym oraz nagłośnieniowym. Wydarzenia te często mają miejsce w siedzibach firm, w hotelach czy przystosowanych do tego obiektach. Czym natomiast jest kongres? Otóż jest to wydarzenie cykliczne i regularne. Na ogół ma podłoże polityczne, społeczne, naukowe bądź religijne. Zazwyczaj spotkania członków mają miejsce raz w roku, a podczas sesji trwających kilka dni dyskutują na określone tematy. W porównaniu z konferencjami są większe i dłuższe. Obsługa kongresu i konferencji to więc dwa osobne zagadnienia. Można jednak postawić uniwersalną odpowiedź na pytanie, jak zorganizować galę lub kongres – należy przygotować plan z wystarczająco dużym wyprzedzeniem.

Organizacja ciekawej konferencji to nie lada wyzwanie, lecz warto zadbać o zapewnienie gościom odrobiny rozrywki. Tak naprawdę można wybierać spośród szeregu rozmaitych atrakcji, dlatego każdy organizator powinien bez trudu dopasować je do charakteru wydarzenia. Coraz większą popularnością cieszy się gra w paintball. To nie tylko doskonała forma rozrywki, ale również szansa na zintegrowanie pracowników. Przełoży się to z kolei na lepszą współpracę. Gra zespołowa uczy ludzi komunikowania się ze sobą. By zorganizować grę w paintball dla członków konferencji, warto zwrócić się do specjalistycznej firmy zajmującej się tego typu zagadnieniami. Dzięki temu nie trzeba będzie bać się o brak sprzętu i niezbędnych akcesoriów. Uczestnicy konferencji powinni zostać powiadomieni o tym, jakie atrakcje na nich czekają, by mogli się odpowiednio przygotować.

Doskonałym pomysłem jest zapewnienie gościom możliwości odbycia wycieczki turystycznej. Konferencje często mają miejsce w atrakcyjnych pod kątem walorów turystycznych miejscowościach. To szansa na zwiedzenie nowych miejsc, poznanie ich historii, podziwianie widoków oraz wspaniałej architektury. Jeśli wydarzenie jest organizowane w otoczeniu natury, można zdecydować się na wycieczkę górskim szlakiem bądź przejażdżkę rowerową. To doskonała metoda relaksu i odprężenia po całym dniu, a dla wielu osób niepowtarzalna szansa na odwiedzenie danego miejsca.

Człowiek nie może żyć tylko pracą. Warto zadbać o to, by uczestnicy konferencji mieli zapewniony dostęp do dodatkowych zajęć z wybranej dziedziny. Powinny one zostać dostosowane do ich wieku i zainteresowań. Mogą to być tak naprawdę dowolne zajęcia – z makijażu, umiejętnego dobierania ubrań, tańca, samoobrony czy kajakarstwa. Warto mieć na uwadze, że potrzebna jest tu duża pewność co do tego, że atrakcja będzie trafiona. Inaczej może okazać się sporym niewypałem. Zajęcia muszą zostać zorganizowane i poprowadzone w profesjonalny sposób, by uczestnicy chętnie z nich skorzystali, wynieśli wiedzę, a przy tym doskonale się bawili.

Nie można też zapomnieć o stałym punkcie większości organizacji spotkań firmowych, czyli wieczornych imprezach. Po całym dniu wypełnionym pracą i atrakcjami, goście powinni móc zapomnieć o swoich obowiązkach, zabawić się i wypocząć. Jeszcze bardziej atrakcyjne od zwykłych imprez będą te tematyczne. Motyw przewodni może być tak naprawdę dowolny – najważniejsze, by wpasował się w gusta uczestników. Warto postawić na jeden główny motyw. Dzięki temu cała koncepcja nabierze spójności. Dobrym pomysłem jest postawienie fotobudek oraz skorzystanie z usług fotografa. Zdjęcia z oryginalnej imprezy stanowią świetną pamiątkę dla osób biorących w niej udział. Zadbanie o dobrą atmosferę zapewni doskonałą zabawę zarówno osobom lubiącym być w centrum uwagi, jak i tym bardziej nieśmiałym.

Jeśli konferencja odbywa się w hotelu, warto skorzystać z dostępnej oferty spa&wellness. W zależności od standardów konkretnego miejsca, do dyspozycji uczestników pozostają różnego rodzaju sauny, jacuzzi, baseny czy też pakiety specjalnych zabiegów relaksacyjnych, takich jak masaż. Ta propozycja przypadnie do gustu osobom, które na co dzień nie wybierają aktywnych form wypoczynku. Tak naprawdę nie ma potrzeby ruszania się poza obręb hotelu.

Czym tak właściwie jest kompleksowa obsługa konferencji? To po prostu realizacja pełnego zakresu usług związanych z wydarzeniem w jednym miejscu. Takie rozwiązanie jest najkorzystniejsze dla organizatorów, gdyż gwarantuje spójność. Dobrą opcją jest więc posiadanie jednego podwykonawcy odpowiedzialnego za cały proces organizacyjny – usprawni to komunikację i kwestie związane z logistyką. Profesjonalne firmy powinny posiadać duże doświadczenie w zakresie obsługi konferencji, by móc uchodzić za godne zaufania. Zajmują się m.in. oprawą graficzną wydarzenia obejmującą projekt logo, agendy, banerów internetowych, nadruków na gadżety, roll-upów, dyplomów dla uczestników, zaproszeń czy prezentacji. Obsługa techniczna konferencji zawiera w sobie też projekt strony www, treści komunikatów oraz działania związane z pozyskiwaniem patronów, partnerów i uczestników. Podwykonawcy pełnią nadzór nad realizacją procesu, raportują go poprzez robienie zdjęć i nagrywanie materiałów wideo. Pomagają w wymyśleniu koncepcji wydarzenia, na którą składają się elementy takie jak temat czy tytuł. Odpowiadają za projekt strony internetowej umożliwiającej rejestrację uczestników. Ponadto zapewniają prelegentów, konferansjera, moderatorów, obsługę techniczną, logistyczną oraz serwis. Kompleksowa obsługa konferencji obejmuje wynajem, aranżowanie i wyposażanie przestrzeni. Osoby zajmujące się tym zagadnieniem zadbają też o wybrane wieczorne atrakcje. Poprowadzą działania reklamowe i PR związane z wydarzeniem – zredagują treści zaproszeń, notek medialnych, zapowiedzi, podsumowań, zorganizują reklamę w odpowiednich mediach, przygotują schemat prezentacji i slajdy lub wideo do wyświetlenia w trakcie przerwy. Mogą dodatkowo zająć się tłumaczeniami symultanicznymi i konsekutywnymi. W skład oferty wchodzi też nierzadko organizacja wspomnianego już cateringu. Warto przed wyborem usług konkretnej firmy zapoznać się z jej portfolio, by zobaczyć, czy faktycznie spełnia ona wszystkie wymagania organizatorów. Jak widać, podjęcie decyzji o powierzeniu komuś kompleksowej obsługi konferencji może wiązać się z dużą ulgą, gdyż duża część odpowiedzialności przechodzi na podwykonawcę. Trzeba mieć jednak oczywiście pewność co do tego, że wykonają oni powierzone im zadanie w jak najlepszy sposób. Inaczej można narazić się na jeszcze większy, niepotrzebny stres. Właśnie dlatego najlepiej jest poświęcić nieco czasu na porównanie ze sobą ofert co najmniej kilku różnych firm świadczących tego typu usługi.

Chyba nikomu nie trzeba tłumaczyć, dlaczego nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź na pytanie o koszty organizacji konferencji. Przede wszystkim warto nadmienić, że sprawa ta będzie wyglądała inaczej w przypadku organizacji konferencji stacjonarnych, a inaczej w przypadku tych prowadzonych w formie hybrydowej w studio bez widowni, z widownią oraz online.

Jeśli chodzi o tradycyjną konferencję offline, wszystko zależy od liczby uczestników, lokalizacji, czasu trwania czy wydatków związanych z wyposażeniem. Najbardziej obciążająca dla portfela organizatora jest organizacja wydarzenia konferencyjnego w luksusowym hotelu w centrum miasta. Minimalny koszt wynajmu przestrzeni na około 100 osób to od 5 tysięcy złotych. W przypadku 1 000 i więcej uczestników będzie to od 25 tysięcy złotych wzwyż. Jeśli chodzi o kwestie związane z zapleczem technicznym, trzeba liczyć się z wydatkiem rzędu od 10 do 50 tysięcy złotych, a nawet więcej. Należy też uwzględnić kwotę potrzebną na elementy dekoracyjne – około 15-60 tysięcy złotych. Dużo zależy od tego, czy chce się kupić, czy jedynie wynająć dekoracje. Cena poczęstunku dla gości to, w zależności od jego charakteru, od 15 do 80 tysięcy złotych w górę. Trzeba wziąć pod uwagę wynagrodzenie dla prelegentów i innych osób odpowiedzialnych za organizację wydarzenia. Może to być zarówno kilkaset złotych, jak i kilka lub kilkadziesiąt tysięcy, w zależności od doświadczenia zaproszonych osób. Koszty są również generowane przez broszury, plakaty, identyfikatory itp. Jeśli konferencja ma potrwać kilka dni, należy zapewnić nocleg uczestnikom i niektórym prelegentom. Koszt jest zależny od liczby osób, standardów hotelu lub pensjonatu oraz uwzględnionych w cenie posiłków. Waha się od kilkudziesięciu do kilkuset złotych na dobę. Można przyjąć, że średnia cena to 150 zł. Jeśli mowa o międzynarodowej konferencji, trzeba uwzględnić wydatek związany z obecnością sprzętu do tłumaczeń oraz tłumacza. Kwota ta wynosi około 1500 zł, w zależności od tego, jak długie jest wydarzenie. Ten koszt dotyczy też oczywiście konferencji w formie hybrydowej oraz online.

W przypadku konferencji online konieczne jest zainwestowanie w profesjonalną platformę. W większości platformy oferują kilka pakietów z różnymi funkcjami. Trzeba zdecydować się na taką opcję, która będzie pasowała do rodzaju spotkania i potrzeb grupy docelowej. Orientacyjna cena wiążąca się z korzystaniem z programu do organizacji wydarzeń online to mniej więcej 800 zł. Istotny jest tu też wysokiej jakości sprzęt umożliwiający przeprowadzenie konferencji bez zakłóceń. Lepiej od tradycyjnej kamerki sprawdza się profesjonalny system wideokonferencyjny. Jeśli jednak nie ma on być używany więcej w przyszłości, można zrezygnować z tej opcji. Trzeba więc rozważyć, jakie rozwiązanie będzie najbardziej opłacalne dla organizatorów. Również w tym przypadku należy uwzględnić koszty związane z zaproszeniem prelegentów omówione już wcześniej. Nie ma natomiast konieczności martwienia się o wydatki na poczęstunek, wynajem sali konferencyjnej, noclegi, transport czy scenografię.

Konferencje hybrydowe mogą przybierać dwie formy. Pierwsza z nich to organizacja wydarzenia w wynajętym studio, bez widowni, ze streamingiem online. To mniej kosztowna z opisywanych opcji. Wynajem studio to wydatek rzędu 2-5 tysięcy złotych, przyjmując, że będzie się w nim znajdowało maksymalnie 10 osób. Jeśli mowa o prostym, niewielkim studio green screenem bez obsługi do realizacji, można zamknąć się już w kwocie 1800 zł. W przypadku bardziej zaawansowanej technologicznie scenografii, cena wzrośnie nawet do 10-12 tysięcy złotych. Konieczne jest zadbanie o dobrej jakości oświetlenie oraz mikrofony. W przypadku 2 osób w studio suma wydatków na zaplecze techniczne zaczyna się od 2 tysięcy złotych, natomiast gdy liczba osób wzrośnie do 10, również wydatki wzrosną do około 10 tysięcy złotych. Oczywiście nie można zapomnieć o zainwestowaniu w opisywany już pakiet na platformie przeznaczonej do transmisji online. Gościom oraz osobom odpowiedzialnym za organizację należy się wynagrodzenie. Trzeba im zapewnić catering kosztujący około 50-60 złotych na osobę. Niekiedy należy doliczyć też koszty noclegu dla prelegentów. Na ostateczną cenę wydarzenia mogą wpłynąć dodatkowe wydatki, takie jak promocja czy atrakcje w postaci miniwystępu artystycznego.

Kolejna forma konferencji hybrydowej to połączenie tradycyjnego wydarzenia ze streamingiem online. To najbardziej wymagająca postać wydarzenia, często także pod kątem finansowym. Trzeba nie tylko pokryć koszty wynajmu sali konferencyjnej, ale też użytkowania platformy do obsługi eventów online. Warto pamiętać o tym, że mimo konieczności wydania sporej sumy, to rozwiązanie ma istotną zaletę, jaką jest możliwość dotarcia do odbiorców z każdego zakątka świata. Gościom należy zapewnić nocleg i poczęstunek. Jeśli konferencja jest krótka, wystarczy kawa lub herbata i ciasto oraz drobne przekąski, natomiast w przypadku dłuższych wydarzeń konieczne będzie zapewnienie ciepłego posiłku. Trzeba tu też uwzględnić opisywane już koszty związane z odpowiednim sprzętem i pomocą techniczną – to wydatek rzędu kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy złotych. Należy wziąć pod uwagę koszt scenografii, budżet przeznaczony na materiały informacyjne, broszury, plakaty, identyfikatory i gadżety. Ewentualne wynajęcie DJ-a wiąże się z kwotą oscylującą wokół kilku tysięcy złotych.