Organizacja Eventów online

Jeszcze do niedawna najpopularniejszą formą eventu online była wideokonferencja, która pozwala na meetingi z pracownikami, klientami, akcjonariuszami, czy kontrahentami. Obecnie jednak metodę tą można uznać za przestarzałą – ze względu na technologię, która rozwija się w zawrotnym tempie. To właśnie dzięki niej jesteśmy w stanie przenieść znaczną część swoich działań do świata wirtualnego. Czym zatem są eventy online?

Najprościej mówiąc, są to wydarzenia online, które mają miejsce w wirtualnej rzeczywistości. Wychodzą jednak o wiele dalej niż spotkania online, które od kilkunastu lat są możliwe do zrealizowania za pośrednictwem komunikatorów, czy webinariów. Wszystko ze względu na to, iż pozwalają one na przeniesienie eventu rzeczywistego do świata wirtualnego. I to z zachowaniem pełnego zaangażowania uczestników, którzy biorą w nim udział.

Co więcej, pozwalają one również na prezentacje produktów online. Dlatego też coraz częściej do świata wirtualnego przenoszą się imprezy branżowe, targi, expo oraz kongresy. To jednak dopiero początek listy eventów, jakie można zorganizować w ten sposób. Dzięki odpowiednim narzędziom, technologiom oraz infrastrukturze można bowiem znacznie więcej!

Skoro wiemy już, że organizacja eventu online jest możliwa – pora powiedzieć o tym, jakie wydarzenia online można zorganizować. Poza standardowymi spotkaniami biznesowymi, czy rekrutacyjnymi, Internet stwarza możliwość zorganizowania znacznie bardziej wymagających imprez. Również takich, które opierają się nie tylko na prezentacji produktów, czy usług, ale i zaangażowanie uwagi uczestników takiego eventu. Wśród nich znalazły się więc m.in.:

• Wirtualne wydarzenia firmowe – czyli wszelkiego rodzaju spotkania z pracownikami, kontrahentami, czy wspólnikami. Wśród nich znalazły się m.in. spotkania rekrutacyjne, szkolenia, wigilie firmowe itd.
• Wirtualne wydarzenia uniwersyteckie – w tym m.in. konferencje studenckie, dni otwarte uczelni, wykłady, webinary itp.
• Wirtualne wydarzenia branżowe – w tym m.in. kongresy online, gale online, jubileusze, konferencje naukowe, targi branżowe itd.
• Spotkania integracyjne – które służą integracji pracowników, studentów bądź innych grup. Służą tworzeniu przyjaznej atmosfery w miejscu pracy/nauki oraz dostarczają masy dobrej zabawy. W tej grupie znalazły się m.in. gry online, escape roomy, quizy, gry terenowe oraz wiele innych.
• Warsztaty online – skierowane np. do pasjonatów gotowania, kursy barmańskie oraz wszelkiego rodzaju zajęcia, których celem jest opanowanie konkretnej umiejętności.
• Prezentacje produktowe – oraz wszelkie inne wydarzenia, służące promocji produktu bądź usługi.
• Występy online – czyli koncerty, występy kabaretowe, stand-up oraz wiele innych wydarzeń, których celem jest rozrywka.

Jak więc widać z pomocą eventów online wszystkie wydarzenia firmowe można przenieść do sieci. A ich uczestniczy będą mogli wziąć w nich udział bez konieczności wychodzenia z domu, co nie tylko zwiększy frekwencję, ale i obniży koszty takiej imprezy. To jednak dopiero początek zalet tego rozwiązania!

• Konstrukcje sceniczne
• Systemy oświetleniowe
• Systemy nagłośnieniowe
• Systemy multimedialne
• Systemy zintegrowanego sterowania
• Meble konferencyjne
• Tablice interaktywne
• Projektory i ekrany projekcyjne
• Przewody, splitery i matryce sygnałowe
• Systemy tłumaczeń
• Systemy zaciemnienia pomieszczeń
• Adaptacja pomieszczeń pod kątem akustyki

W technice konferencyjnej niemniej ważny jest udział wyspecjalizowanego zespołu, który zajmie się obsługą techniczną wyżej wymienionych elementów.

Wydarzenia online stwarzają olbrzymie możliwości. Przede wszystkim jednak jest to ogromnym ułatwieniem dla firm – całą organizacją eventu zajmuje się bowiem firma, która dostarcza tę usługę. Na co zatem można liczyć? Wszystko zależy od szczegółów oferty, aczkolwiek pewnym standardem stało się już to, że w ramach usługi można liczyć m.in. na:

• Mobilne wirtualne studio streamingowe – wystarczy, że dostawca usługi dojedzie do siedziby firmy lub pod inny wskazany przez klienta adres, gdzie po rozstawieniu sprzętu powstanie studio streamingowe, z którego odbędzie się transmisja eventu online.
• Transmisja na żywo – w ramach studia streamingowego skąd można udostępniać wirtualne wydarzenie w czasie rzeczywistym. I to do każdego miejsca na świecie, gdzie ma się dostęp do Internetu.
• Scenografię – która jest niezwykle ważnym elementem transmisji online. Mowa to nie tylko o dekoracjach, ale i technologii green screen, chroma key i innych przydatnych w trakcie transmisji narzędzi.
• Pełną obsługę wydarzenia – usługodawca bierze na swoje barki planowanie wydarzenia online, sporządzenie zaproszeń, mailing oraz wszelkie inne kwestie związane z organizacją eventu online.
• Interaktywność oraz networking – technologie w tym również i platforma streamingowa powinny zostać dopasowane pod kątem wydarzenia. Każdy event jest inny, w związku z czym wymaga zastosowania innych rozwiązań. Dzięki temu jednak produkt jest szyty na miarę konkretnego wydarzenia.
• Wsparcie specjalistów – zarówno na etapie planowania, podczas organizacji eventu, jak i po jego zakończeniu.
• Prowadzącego/konferansjera/coacha – czyli osobę, która poprowadzi event. Oczywiście w zależności od tego, jakiego rodzaju jest to wydarzenie.
• Gotowy scenariusz eventu – co pozwala dopiąć na tzw. ostatni guzik kwestie związane z organizacją wydarzenia. Oczywiście każdy scenariusz jest szyte na miarę potrzeb konkretnego wydarzenia.

To jednak jeszcze nie wszystko, na co można liczyć. Event online dla firm to także rozrywka na najwyższym poziomie, która wspiera team building w firmie. O zaletach tej usługi opowiemy jednak poniżej.

Jednym z najpopularniejszych, a zarazem najmniej skomplikowanych systemów konferencyjnych jest system dyskusyjny. Jego funkcjonalność polega na automatycznym włączaniu mikrofonów poszczególnych uczestników spotkania wtedy, gdy zostanie przez nie wykryty dźwięk. Alternatywną opcją tego systemu jest włączanie mikrofonów wedle wcześniej ustalonej kolejki. Mikrofony mogą być także sterowane ręcznie przez prelegenta, który przewodniczy konferencji. W podstawowej wersji systemu dyskusyjnego pulpity mikrofonowe mogą posiadać wbudowane głośniki, w bardziej zaawansowanej odmianie system jest połączony bezpośrednio z nagłośnieniem pomieszczenia.

Istnieje wiele kilka powodów, dla których warto rozważyć organizację wydarzeń online. Podstawowym argumentem przemawiającym za, jest oczywiście możliwość komunikacji – i to z dowolnego miejsca na świecie. To jednak dopiero początek zalet tego rozwiązania. Organizowane w ten sposób konferencje, webinaria, streamingi oraz spotkania to sprawdzony sposób na budowanie i utrzymywanie relacji z pracownikami, klientami, czy partnerami biznesowymi. Poprawnie wdrożone przysłużą się rozwojowi firmy, wzmocnieniu jej strategii sprzedażowych oraz realizowaniu celów biznesowych. Ponadto mogą zostać wykorzystane również do generowania leadów i napędzania sprzedaży.

Rozmawiając o zaletach organizowania eventów online, nie sposób pominąć kwestii związanych z team buildingiem. Żyjemy w czasach, w których social distancing staje się coraz większym wyzwaniem. Trudno jest bowiem zbudować zgrany zespół, gdy część zespołu pracuje w trybie home office. Wydarzenia online dla firm są więc wspaniałą okazją do tego, by zintegrować ze sobą członków zespołu i dać im szanse na stworzenie zgranej drużyny. Escape roomy, quizy i gry online podnoszą morale w zespole i rozładowuje napięcie. W dodatku są one również znakomitą okazją ku temu, by ocenić umiejętności poszczególnych pracowników.

Co więcej, wydarzenia online pozwalają także aktywnie pozyskiwać klientów, czego przykładem są targi branżowe i inne wydarzenia online. W ich trakcie można zaprezentować swój produkt lub usługę, a nawet i dokonać wielu interesujących analiz. Zachowania internautów są bowiem możliwe do prześledzenia, a na podstawie podjętych przez nich działań można stworzyć analizy, które przysłużą się wzmocnieniu efektywności działań marketingowych, a de facto i dalszemu pozyskiwaniu nowych klientów.

Warto również wspomnieć o kwestiach związanych z edukacją> Mowa tu nie tylko o szkoleniach i warsztatach, ale i wielu innych cennych treściach, do jakich uczestnicy wydarzenia zyskają dostęp. Dlatego też organizacja eventu online coraz częściej znajduje zastosowanie na uczelniach i w szkołach. Z kolei ze względu na to, że wirtualne eventy można nagrać, możliwy staje się recykling treści. Uczestnicy eventu otrzymują więc łatwy dostęp do cennych treści, materiałów szkoleniowych, know-how itd.

Na końcu warto również wspomnieć o budowaniu dobrego wizerunku przedsiębiorstwa – zarówno wśród pracowników, jak i na zewnątrz firmy. Wirtualna rzeczywistość stanowi przyszłość, a sięganie po nią już dziś pozwoli zyskać przewagę nad konkurencją. Firma, która dba o swoich pracowników, nigdy nie będzie narzekać na brak chętnych przeprowadzaną rekrutacją. Tak jak i marki, które przywiązują do siebie klientów, nie będą narzekać  na brak zainteresowania.

Jednym z najpopularniejszych, a zarazem najmniej skomplikowanych systemów konferencyjnych jest system dyskusyjny. Jego funkcjonalność polega na automatycznym włączaniu mikrofonów poszczególnych uczestników spotkania wtedy, gdy zostanie przez nie wykryty dźwięk. Alternatywną opcją tego systemu jest włączanie mikrofonów wedle wcześniej ustalonej kolejki. Mikrofony mogą być także sterowane ręcznie przez prelegenta, który przewodniczy konferencji. W podstawowej wersji systemu dyskusyjnego pulpity mikrofonowe mogą posiadać wbudowane głośniki, w bardziej zaawansowanej odmianie system jest połączony bezpośrednio z nagłośnieniem pomieszczenia.

Nie ulega wątpliwości, że organizacja eventów działa na korzyść firm – zarówno pod względem wizerunkowym, team buidling’u, zdobywania klientów, jak i doszkalania pracowników. Trudno jednak nie zauważyć, że podobne korzyści można osiągnąć za pomocą wydarzeń stacjonarnych. I ciężko się z tym nie zgodzić. Z drugiej strony odróżnieniu od tradycyjnych eventów, wydarzenia online mają pewną istotną przewagę – a nawet i kilka.

Eventy stacjonarne, choć zapewniają niczym nieograniczonych interakcji oraz dają możliwość nawiązania żywych relacji – w rzeczywistości niosą ze sobą również i kilka istotnych ograniczeń. Ich organizacja wiąże się bardzo często z olbrzymimi kosztami. Świetnym tego przykładem są gale online, których zorganizowanie potrafi być nawet kilkanaście razy tańsze niż w przypadku wydarzenia stacjonarnego. Eliminuje się bowiem koszty związane z wynajęciem obiektu, cateringiem, obsługą, drukiem materiałów itd.  Oczywiście z drugiej strony taki tradycyjny event pozwala stanąć twarzą w twarz z klientem, aczkolwiek zorganizowanie go w Internecie otwiera zupełnie nowe możliwości. Nagrany event online może dotrzeć do znacznie szerszej grupy odbiorców.

W tym miejscu pojawia się także wygoda i komfort, jakie są związane z wirtualnymi wydarzeniami. Udział w nich nie wymaga konieczności wychodzenia z domu i dojazdu na miejsce, w którym jest ono organizowane. Osoby zainteresowane danym wydarzeniem mogą wziąć w nim udział z dowolnego miejsca, w którym się znajdują. Ponadto mogą zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy na to, by się tam dostać. Ulgę może odczuć również organizator eventu – dostawca usługi zdejmie bowiem z jego barków wszelkie kwestie związane z organizacją wydarzenia. 

To z kolei wiąże się również z ekologią. Eventy online pozwalają ograniczyć ślad węglowy, co ma korzystny wpływ na środowisko naturalne. Biorąc pod uwagę, że konsumenci coraz częściej dokonują świadomych wyborów – bycie „eko’ powoli staje się standardem w wielu firmach. Efektem tego jest również zmniejszenie ruchu samochodowego, a co za tym idzie również i poziomu emisji spalin, które są sporym problemem nie tylko w dużych miastach. Organizacja eventów online pozwala natomiast uczestniczyć w danym wydarzeniu bez konieczności przemieszczania się, co nie generuje kosztów ani spalin.

Takie wirtualne wydarzenia firmowe są nie tylko tańsze oraz bardziej ekologiczne. Ogromną ich zaletą jest również bezpieczeństwo. Zostając w domu nie narażamy się na ryzyko złapania jesiennej grypy, czy innego choróbska. Z drugiej jednak strony rezygnacja z wyjścia z domu nie musi oznaczać całkowitego wycofania się z życia społecznego. Wydarzenia online pozwalają pozostać w kontakcie z innymi, a nawet wziąć udział w szkoleniu firmowym w obliczu choroby. I to bez narażania się na bezpośredni kontakt z osobą, czy narażania innych na zarażenie się. 

Ponadto wydarzenia online są znakomitym narzędziem do tego, by dowiedzieć się więcej na temat wszystkich jego uczestników. Eventy online to kopalnia danych, które zbiera się i przetwarza za pomocą zaawansowanych narzędzi analitycznych. Z punktu widzenia organizatora pozwalają one więc na to, by ocenić umiejętności konkretnych pracowników, a docelowo określić ich przydatność w firmie. Jednocześnie dostarczają one masy dobrej zabawy i pozwalają one zmotywować członków teamu do dalszej pracy.

Biorąc pod uwagę wszystkie te cechy, trudno nie zgodzić się z tym, że organizacja eventu online jest przyszłością branży eventowej. I mimo iż jeszcze do niedawna zorganizowanie wydarzenia w ten sposób było nie do pomyślenia – trudno nie zauważyć, że w ostatnich latach branża ta rozwija się w bardzo szybkim tempie. Każdego dnia wdrażane są nowe rozwiązania i nowinki techniczne, które jeszcze bardziej napędzają ten rozwój. Co więcej, mimo iż spowodowała je pandemia, po jej zakończeniu nabrały one jeszcze większego tempa. Przeniesienie organizacji wydarzeń firmowych do Internetu okazało się bowiem bardzo trafionym pomysłem. W dodatku taki, z którego skorzystać mogą zarówno pracodawcy, jak i wszelkie inne osoby związane z firmą.

Podczas przemówienia prelegenta, podążające za nim światło w znaczącym stopniu wpływa na uwagę słuchaczy, co z kolei pozwala im na przyswojenie większej ilości informacji. Gdy prowadzący chce zbudować napięcie, przygaszone światło i stonowane, ciemne barwy z pewnością je spotęgują. Umiejętne wykorzystanie światła wpływa na emocje i odczucia publiczności.

Wydarzenia ostatnich lat udowodniły, że świat wirtualny stwarza ogromne możliwości. Praca zdalna dla wielu stała się codziennością – podobnie jak organizacja wydarzeń online. Dlatego też wyjaśniamy, czym są eventy online i jakie są ich zalety. Ponadto zdradzamy równie, jakie rodzaje eventów online można zorganizować oraz dlaczego warto spróbować! Przeczytaj i dowiedz się więcej!