Organizacja Webinarów i Spotkań Online

Są to spotkania o charakterze edukacyjnym, informacyjnym lub szkoleniowym, przeprowadzane w formie online, transmitowane w czasie rzeczywistym przeważnie w formie transmisji jeden do wielu. Webinary realizowane są przy użyciu technologii webcast czyli strumieniowania sygnału do sieci.

Organizacja webinaru to świetny sposób na przekazanie wiedzy. Zarówno w formie szkoleń firmowych, jak i odpłatnych kursów, mających na celu poszerzenie wiedzy i kompetencji uczestników. 

Webinary z powodzeniem wykorzystywane są także w szkolnictwie. Światowa pandemia wirusa covid-19 i związana z nią społeczna izolacja, wpłynęła na popularyzacje tej formy edukowania młodzieży.

Ponadto, w formie webinaru możesz przeprowadzić spotkanie marketingowe online, na które zaprosisz swoich aktualnych i potencjalnych klientów, w celu przedstawienia im nowego produktu, czy usługi.

Tę formę wirtualnego spotkania można wykorzystać także, do podzielenia się nieodpłatnie wiedzą z zakresu dowolnej dziedziny. W ten sposób, organizując webinar, możesz stworzyć grupę dyskusyjną złożoną z pasjonatów danego zagadnienia. 

Oczywiście to tylko przykłady efektywnego wykorzystania webinarów w praktyce. Jeśli masz inny pomysł na webinar, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć go w życie!

Jeśli twój webinar ma w założeniu przeznaczenie komercyjne, warto zadbać o jego odpowiednią promocję. Skorzystaj z wszystkich możliwych kanałów promocji, w szczególności z profili na portalach społecznościowych, tworząc wydarzenia i grupy związane ze swoim wirtualnym szkoleniem. To z pewnością pomoże ci uzyskać nowych uczestników

.

Jeśli chcesz zorganizować webinar z małą liczbą uczestników, możesz przeprowadzić go przy użyciu popularnych, darmowych komunikatorów internetowych, takich jak Skype czy Whatsapp.

W przypadku szkolenia czy seminarium, skierowanego do większej liczby uczestników, możesz sięgnąć po płatne wersje komunikatorów, na przykład Skype dla firm. Programy tego typu, w założeniu przeznaczone do użytku biznesowego, posiadają znacznie więcej funkcjonalności, niż ich darmowe odpowiedniki.

Jednak najlepszym rozwiązaniem przy organizacji webinaru, jest skorzystanie z platformy broadcast. Jest to wirtualne środowisko, w pełni przystosowane do organizacji wirtualnych spotkań. Korzystając z platformy broadcast, zyskujesz pewność, że twój webinar przebiegnie bez problemów technicznych, dzięki czemu będziesz w stanie, w pełni skupić się na warstwie merytorycznej spotkania.

Jako Platinium Media dysponujemy własną platformą broadcastową – NXWEBINAR, opartą o technologię WebRTC. Nasza platforma jest niezwykle funkcjonalna, dzięki czemu jesteśmy w stanie dostosować ją w stu procentach do twoich potrzeb związanych z wydarzeniem.

Obsługa platformy jest intuicyjna, a interfejs przejrzysty, dzięki czemu bez trudu zorganizujesz webinar o dowolnej tematyce. Po zalogowaniu się na platformę tworzysz pokój spotkań, określasz datę i godzinę spotkania, a następnie za pośrednictwem platformy wysyłasz zaproszenia na spotkanie wszystkim uczestnikom. Osoba, która dostanie zaproszenie, będzie musiała jedynie kliknąć w podany link i zalogować się na webinar. Jeśli planujesz spotkanie online, w którym weźmie udział kilkadziesiąt lub kilkaset osób, zaproś do współpracy moderatora, który zajmie się obsługą techniczną spotkania. Dzięki temu będziesz mógł w pełni skupić się na warstwie merytorycznej webinaru.

Prowadzący powinien jasno określić cel i przebieg spotkania. Przygotowanie merytoryczne jest nieodzownym elementem wszelkich szkoleń, także tych wirtualnych.

Ponadto, warto zadbać o to, aby otoczenie, w którym będziesz prowadził webinar, nie rozpraszała uwagi uczestników. Najlepiej, jeśli tło będzie neutralne i jednolite.

Równie ważne jest dobranie odpowiednich narzędzi. Takich jak sprawdzona platforma webcastowa, sprawny komputer z niezawodnym i szybkim połączeniem sieciowym, kamera i mikrofon, które zapewnią odpowiednią jakość obrazu i dźwięku, a także dobre oświetlenie.

Zwróć także uwagę na swoją garderobę. Na spotkanie webinarowe ubierz się tak jak na szkolenie stacjonarne, przynajmniej od pasa w górę!

Można zyskać czas i zaoszczędzić pieniądze. To dwa żelazne argumenty, przemawiające na korzyść organizacji webinarów, zamiast szkoleń stacjonarnych.

Przy organizacji wirtualnego szkolenia dla swoich pracowników, nie musisz martwic się o kwestie logistyczne. Wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie wyżywienia, czy ewentualnego transportu i noclegu dla gości, generuje spore koszty po stronie organizatora spotkania. Zorganizowanie webinaru, nawet przy użyciu profesjonalnej, płatnej platformy webcastowej jest znacznie tańsze. 

Spotkania stacjonarne, wymagają zgromadzenia wszystkich uczestników w jednym czasie i miejscu. Jeśli część pracowników, musi dojechać na miejsce spotkania z innych oddziałów, znajdujących się w lokalizacjach, niejednokrotnie znacznie oddalonych od miejsca szkolenia pojawia się problem. Nie dość, że rosną koszty po stronie organizatora, to uczestnicy tracą czas na dojazd i powrót, co często  trwa dłużej, niż samo szkolenie.

Dodatkowo zyskujesz możliwość zaproszenia gości, nawet z innych państw, których obecność na spotkaniu stacjonarnym nie byłaby możliwa, ze względów logistycznych.

Ponadto, webinar można zapisać i odtworzyć w dowolnym momencie. Dzięki temu, pracownicy, którzy będą nie mogli wziąć udziału w szkoleniu w określonym terminie, zyskają możliwość zapoznania się z jego treścią w późniejszym czasie.

W Polsce na chwilę obecną nie istnieje jednolita terminologia, odnosząca się do wirtualnych spotkań i szkoleń organizowanych przy użyciu technologii webcast. 

Jednak zazwyczaj określenie webinarium odnosi się do wirtualnych spotkań o przeznaczeniu stricte dydaktycznym, najczęściej przeprowadzanym w konwencji „nauczyciel – uczeń”. 

Webinar jest natomiast określeniem zbiorczym, przypisanym do wszystkich form spotkań, zarówno tych edukacyjnych, jak i informacyjnych, czy szkoleniowych.

Jak najbardziej, webinary to niezwykle skuteczna forma komunikacji z klientem. Przy użyciu technologii webcast, możesz zorganizować wirtualne spotkanie, na którym zareklamujesz swoją markę, produkt, czy dowolną usługę. 

Podczas webinaru, masz możliwość bezpośredniego zwrócenia się do klienta, dzięki czemu możesz ustosunkować się do konkretnych zagadnień, które go nurtują. Natychmiastowa informacja zwrotna spowoduje, że klient poczuje się ważny dla twojej firmy, co z kolei ułatwi zbudowanie więzi z marką. 

Ponadto, forma audiowizualna webinarów, sprawi, że twoja firma przestanie być w oczach klientów tylko nazwą z logotypem. Z człowiekiem, którego możemy zobaczyć i wysłuchać, znacznie łatwiej jest się utożsamić, niż z produktem czy usługą. Możesz pójść o krok dalej, zapraszając na spotkanie webinarowe specjalnego gościa, który będzie firmował swoim wizerunkiem twoją markę. Najlepiej, jeśli będzie to osoba powszechnie znana i ciesząca się autorytetem wśród społeczeństwa.

Forma wirtualna ośmiela ludzi. Podczas webinaru potencjalni klienci, w bardziej otwarty i bezpośredni sposób przekażą ci informacje i uwagi dotyczące twojej oferty, niż w przypadku spotkania twarzą w twarz.

W trakcie trwania webinaru możesz przeprowadzić konkursy, rozdać gadżety, czy bony rabatowe. W ten sposób uczestnicy poczują się wyróżnieni, a udział w twoich webinarach będzie postrzegany, jako pewnego rodzaju przywilej i wyróżnienie.

.

Organizując webinar, możesz określić warunki uczestnictwa. Standardowym wymogiem jest podanie przez uczestników danych kontaktowych, takich jak numer telefonu czy adres mailowy. Otrzymując takie informacje, automatycznie zyskujesz nowe leady sprzedażowe!

Pozyskane w ten sposób adresy e-mail czy numery kontaktowe, możesz umieścić w swojej bazie danych przeznaczonej do korespondencji, aby w późniejszym czasie przekazywać uczestnikom webinaru informacje marketingowe.