Agencja eventowa Warszawa
Prowadzimy konferencje, gale i eventy firmowe w Warszawie od koncepcji po rozliczenie. Technikę, studio i ekipę mamy własne — w stolicy pracujemy bez podwykonawców i bez dopłat transportowych, bo magazyn i zespół są na miejscu.
Bezpłatna wycenaCo bierzemy na siebie w Warszawie
Prowadzimy wydarzenie w całości — od pierwszej rozmowy o celu, przez wybór obiektu i wykonawców, po rozliczenie i raport po evencie. Jeden zespół, jedna umowa, jedna faktura.
Konferencje i kongresy
Program, prelegenci, rejestracja uczestników, obsługa techniczna i część wieczorna.
Targi i wystawy
Projekt i zabudowa stoiska, media techniczne, logistyka i obsługa ekspozycji.
Gale i eventy masowe
Scenariusz wieczoru, oprawa artystyczna, bezpieczeństwo i pełna logistyka.
Oprawa graficzna i druki
Identyfikacja wizualna wydarzenia, materiały drukowane, identyfikatory, ścianki.
Pełny zakres usług agencyjnych opisaliśmy na stronie organizacji eventów firmowych. Jeśli szukasz wyłącznie obsługi konferencji w Warszawie, prowadzimy dla tego miasta osobną stronę o organizacji konferencji w Warszawie z zestawieniem sal i budżetów.
Ile kosztuje event w Warszawie
Nie trzymamy cen za formularzem. Poniższe artykuły to policzone budżety z rozbiciem na pozycje — możesz z nich zbudować własny kosztorys, zanim w ogóle się odezwiesz.
Konferencja dla 100 osób
Realny budżet z rozbiciem: sala, catering, technika, obsługa, materiały.
Obsługa techniczna eventu
Cennik AV 2026 — co składa się na stawkę i gdzie rosną koszty.
Nagłośnienie konferencji
Widełki wynajmu wraz z obsługą realizatora i montażem.
Ekran LED i telebim
Stawki dobowe, dobór rozdzielczości, koszt konstrukcji i montażu.
Co zmienia lokalizacja. W Warszawie odpada pozycja transportu i noclegów ekipy, która przy realizacji 300 km od bazy potrafi dodać 3–5 tys. zł do budżetu. Poziom cen samych obiektów jest za to najwyższy w kraju — sala na 200 osób w Śródmieściu kosztuje zwykle o 40–60% więcej niż porównywalna w Poznaniu czy Katowicach.
Zaplecze własne, bez podwykonawców
Sprzęt, studio i ekipa realizacyjna są nasze. To jedyny powód, dla którego możemy odpowiadać za termin i jakość — przy łańcuchu firm zewnętrznych odpowiedzialność rozmywa się dokładnie wtedy, kiedy coś idzie nie tak.
Technika eventowa
Nagłośnienie, oświetlenie, ekrany LED, konstrukcje sceniczne — własny park sprzętowy.
Streaming i transmisje
Realizacja wielokamerowa, wydarzenia hybrydowe, transmisje zamknięte.
Produkcja filmowa
Relacja z wydarzenia, spoty, animacje i postprodukcja we własnym studiu.
Systemy do głosowania
Głosowania na walnych zgromadzeniach i ankiety podczas konferencji.
Obiekty w Warszawie, które znamy z pracy
Warszawa to nasza baza. Magazyn sprzętu, studio greenbox i zespół techniczny mieszczą się przy Mikołaja Drygały 5, co w praktyce oznacza dwie rzeczy: dojazd na obiekt liczony w minutach zamiast godzin i możliwość dowiezienia zapasowego sprzętu w trakcie trwania wydarzenia. Przy realizacjach poza stolicą to drugie jest niewykonalne.
Logistyka, o której warto wiedzieć wcześniej. Największym ryzykiem logistycznym w Warszawie nie jest odległość, tylko dostęp. Obiekty w Śródmieściu wymagają zwykle rozładunku od strony podziemnej, awizacji dostawy z wyprzedzeniem i windy towarowej o ograniczonej nośności. Przy montażu w PGE Narodowym czy EXPO XXI problemem jest z kolei skala — same przejazdy po obiekcie potrafią zająć godzinę.
Jak wyglądają wydarzenia w Warszawie
Warszawski rynek eventowy jest zdominowany przez centrale korporacji, instytucje publiczne i branżę finansową. Przekłada się to na dwie rzeczy w praktyce: wydarzenia mają zwykle rozbudowaną część merytoryczną z wieloma prelegentami i wymagają obsługi formalnej, której nie ma przy typowym evencie integracyjnym — od akredytacji gości po protokół dyplomatyczny przy wydarzeniach z udziałem przedstawicieli administracji.
Kiedy rezerwować. W stolicy sezon jest najbardziej spiętrzony w kraju. Od połowy września do połowy grudnia obiekty klasy kongresowej bywają zarezerwowane z półrocznym wyprzedzeniem, a w drugim tygodniu grudnia znalezienie wolnej sali na 200 osób z tygodniowym wyprzedzeniem graniczy z cudem. Odwrotnie w lipcu i sierpniu — wtedy negocjuje się najlepsze warunki, bo popyt korporacyjny praktycznie zamiera.
Obsługujemy też region
Poza Warszawaą realizujemy wydarzenia w całym województwie mazowieckie. Dojazd ekipy i transport sprzętu wliczamy w wycenę z góry — bez dopłat pojawiających się po evencie.
Dojazd: Warszawa Centralna · Lotnisko Chopina (WAW) oraz Warszawa-Modlin (WMI).
Jak pracujemy
Terminy poniżej to realne minimum przy wydarzeniu na 150–300 osób.
Rozmowa i brief — dzień 1
Ustalamy cel wydarzenia, liczbę uczestników, termin i widełki budżetu. Bez tego wycena jest zgadywaniem.
Koncepcja i wycena — do 5 dni roboczych
Propozycja obiektu, scenariusz, kosztorys rozbity na pozycje i harmonogram wstecz od daty wydarzenia.
Rezerwacje i produkcja — 6–12 tygodni
Umowa z obiektem, wykonawcy, materiały, projekt techniczny i uzgodnienia z zarządcą obiektu.
Montaż i próba — dzień przed
Wchodzimy dzień wcześniej. Próba techniczna z prelegentami to jedyny moment, w którym da się jeszcze coś naprawić.
Realizacja i rozliczenie
Koordynator na miejscu przez całe wydarzenie, po nim jedna faktura i rozliczenie kosztorysu.
Najczęstsze pytania
Czy obsługujecie wydarzenia z udziałem przedstawicieli administracji?
Tak. Takie wydarzenia różnią się od korporacyjnych wymaganiami dotyczącymi akredytacji, stref dostępu i obsługi mediów — planowanie zaczyna się wtedy od uzgodnień z biurem ochrony obiektu, a nie od scenariusza.
Czy da się zorganizować event w Warszawie w dwa tygodnie?
W lipcu, sierpniu i styczniu zwykle tak. Od września do grudnia realnie nie — nie z powodu naszej dostępności, tylko dlatego, że nie ma wolnych sal. W takiej sytuacji szybciej znajdziemy obiekt pod Warszawą niż w Śródmieściu.
Czy obsługujecie Warszawa, mając siedzibę w Warszawie?
Warszawa jest naszą bazą — magazyn, studio i zespół są na miejscu, więc dojazd liczy się w minutach, a zapasowy sprzęt możemy dowieźć w trakcie wydarzenia.
Ile wcześniej trzeba się odezwać?
Przy wydarzeniu na 150–300 osób realne minimum to 6–8 tygodni. We wrześniu, październiku i grudniu obiekty w Warszawie są rezerwowane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Czy można zamówić samą technikę, bez organizacji?
Tak — wtedy pracujemy jako dostawca techniki eventowej, a organizację prowadzi ktoś inny. Zakres i odpowiedzialność ustalamy wtedy inaczej niż przy pełnej obsłudze agencyjnej.
Jak wygląda rozliczenie?
Jedna umowa i jedna faktura za całość, niezależnie od liczby wykonawców po naszej stronie. Kosztorys jest rozbity na pozycje, więc widać, za co dokładnie płacisz.
Planujesz wydarzenie w Warszawie?
Napisz, co i kiedy chcesz zorganizować. Wycena z rozbiciem na pozycje wraca do 5 dni roboczych, a pierwsza rozmowa nic nie kosztuje.
Bezpłatna wycena