Event Management

Organizacja i Obsługa
Eventów Masowych

Koncerty, festiwale, imprezy plenerowe, wydarzenia sportowe i kulturalne. Kompleksowa realizacja techniczna i logistyczna dla tysięcy uczestników.

500+
eventów zrealizowanych
100k+
uczestników obsłużonych
15+
lat doświadczenia

Profesjonalna Obsługa Wydarzeń na Dużą Skalę

Organizujemy i obsługujemy technicznie eventy masowe - od koncertów gwiazd po wielotysięczne festiwale. Zapewniamy kompleksową infrastrukturę, profesjonalny sprzęt i doświadczoną ekipę techniczną.

  • Koncerty i Festiwale Sceny, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia
  • Wydarzenia Sportowe Biegi masowe, zawody, imprezy plenerowe
  • Imprezy Firmowe Pikniki, gale, eventy integracyjne
🎸

Koncerty

Od klubowych po stadionowe

🎪

Festiwale

Wielodniowe, wieloscenowe

🏃

Eventy Sportowe

Biegi, zawody, maratony

🎆

Imprezy Plenerowe

Pikniki, dni miasta, jarmarki

Organizacja Od A do Z

Przejmujemy pełną odpowiedzialność za Twoje wydarzenie - od pierwszej koncepcji po ostatniego gościa

Planowanie i Pozwolenia

Zajmujemy się kompletną dokumentacją i uzyskiwaniem wszystkich wymaganych zgód:

  • ✓ Zezwolenia na imprezy masowe (urząd miasta/gminy)
  • ✓ Uzgodnienia z Policją, Strażą Pożarną, Pogotowiem
  • ✓ Karty informacyjne i plany ewakuacji
  • ✓ Pozwolenia ZAIKS, zgłoszenia do Sanepidu
  • ✓ Ubezpieczenia OC organizatora

Koordynacja Partnerów

Zarządzamy wszystkimi podmiotami zaangażowanymi w wydarzenie:

  • ✓ Pozyskiwanie i obsługa sponsorów
  • ✓ Koordynacja wystawców i stoisk
  • ✓ Organizacja strefy gastronomicznej i food trucków
  • ✓ Kontakt z artystami i ich riderami technicznymi
  • ✓ Współpraca z mediami i obsługa PR

Bezpieczeństwo i Ochrona

Kompleksowe zabezpieczenie wydarzenia i uczestników:

  • ✓ Licencjonowana ochrona fizyczna (koncesja MSWiA)
  • ✓ Kierownik ds. bezpieczeństwa imprezy masowej
  • ✓ Służby medyczne i ratownictwo
  • ✓ Kontrola dostępu, bramki i identyfikatory
  • ✓ Monitoring CCTV i łączność radiowa

Logistyka i Infrastruktura

Pełne zaplecze logistyczne dla wydarzenia:

  • ✓ Organizacja parkingów i komunikacji
  • ✓ Toalety przenośne i zaplecze sanitarne
  • ✓ Agregaty prądotwórcze i zasilanie
  • ✓ Bariery, ogrodzenia i oznakowanie
  • ✓ Sprzątanie przed, w trakcie i po evencie

Ty masz wizję - My ją realizujemy

Od pierwszego spotkania, przez planowanie, uzyskanie wszystkich pozwoleń, koordynację partnerów, obsługę techniczną, bezpieczeństwo, aż po sprzątanie po wydarzeniu. Nie musisz się martwić o żaden szczegół - zajmujemy się wszystkim, abyś mógł skupić się na tym, co najważniejsze: sukcesie Twojego wydarzenia.

Zakres Usług Technicznych

Profesjonalny sprzęt i doświadczona ekipa techniczna

Sceny i Konstrukcje

Sceny mobilne, podesty, konstrukcje kratownicowe, zadaszenia i hale namiotowe.

Nagłośnienie

Profesjonalne systemy line array, monitory sceniczne, miksery cyfrowe.

Oświetlenie

Moving heady, PAR LED, stroboskopy, followspoty, sterowniki DMX.

Ekrany LED

Telebimy, ściany LED, realizacja wizji, kamery i reżyserka.

Zasilanie

Agregaty prądotwórcze, rozdzielnice, okablowanie, UPS-y.

Obsługa Techniczna

Ekipy realizacyjne, technicy sceniczni, dźwiękowcy, oświetleniowcy.

Nasze Doświadczenie

Liczby mówią same za siebie

500+
Zrealizowanych eventów
100k+
Obsłużonych uczestników
50+
Festiwali i koncertów
24/7
Wsparcie techniczne

Nasz Sprzęt

Profesjonalny sprzęt renomowanych producentów

d&b audiotechnik
Systemy Line Array
Robe / Clay Paky
Moving Heads
ROE Visual
Ekrany LED
Yamaha / DiGiCo
Konsolety
MA Lighting
grandMA3
Prolyte / Milos
Konstrukcje
SDMO / Caterpillar
Agregaty
Blackmagic / Sony
Realizacja wizji

Najczęściej Zadawane Pytania

Co to jest impreza masowa i jakie wydarzenia zaliczają się do tej kategorii?
Impreza masowa to wydarzenie artystyczne, rozrywkowe lub sportowe, na którym liczba udostępnionych miejsc przekracza określone progi ustawowe. W Polsce definicję imprez masowych reguluje ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, która nakłada szczególne wymagania organizacyjne i bezpieczeństwa. Profesjonalna organizacja imprez masowych i festiwali to nasza specjalizacja, łącząca doświadczenie eventowe z wiedzą o regulacjach i procedurach bezpieczeństwa. Progi ustawowe definiujące imprezę masową to: dla imprez sportowych - powyżej 1000 osób na stadionie/obiekcie sportowym; dla imprez artystyczno-rozrywkowych - powyżej 1000 osób w budynku lub powyżej 1000 osób na otwartej przestrzeni. Poniżej tych progów wydarzenie nie jest formalnie imprezą masową, choć może wymagać innych zgód. Typowe eventy masowe obejmują: koncerty i festiwale muzyczne (od kilku do kilkudziesięciu tysięcy uczestników), imprezy miejskie i kulturalne (dni miasta, dożynki, święta regionalne), wydarzenia sportowe (mecze, biegi masowe, maratony), pikniki firmowe i eventy korporacyjne dużej skali, zloty i zgromadzenia masowe, oraz imprezy sylwestrowe i noworoczne. Wymagania dla organizatora imprezy masowej są znaczące: uzyskanie zezwolenia od władz lokalnych, zapewnienie odpowiedniej ochrony i służb medycznych, spełnienie norm infrastrukturalnych, ubezpieczenie OC, współpraca z policją, strażą pożarną i pogotowiem. Oferujemy kompleksowe wsparcie w spełnieniu wszystkich wymagań prawnych i organizacyjnych dla imprez masowych, minimalizując ryzyko i odpowiedzialność organizatora.

Jakie pozwolenia i zezwolenia są potrzebne do organizacji imprezy masowej?
Organizacja imprezy masowej wymaga uzyskania szeregu zezwoleń i zgód od różnych organów administracji. Kompleksowo wspieramy organizatorów w procesie uzyskiwania wszystkich niezbędnych dokumentów, przygotowując wnioski i koordynując komunikację z urzędami. Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej wydaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca wydarzenia. Wniosek należy złożyć minimum 30 dni przed planowaną imprezą (dla imprez cyklicznych - 30 dni przed pierwszą). Do wniosku załącza się: regulamin imprezy, plan zapewnienia bezpieczeństwa, graficzny plan obiektu, program i przewidywany czas trwania, opinie służb (policji, straży pożarnej, pogotowia, sanepidu). Pozwolenie na zajęcie terenu/pasa drogowego jest wymagane dla wydarzeń na terenach publicznych, ulicach, placach. Wniosek do zarządcy drogi lub właściciela terenu. Uzgodnienia z policją obejmują plan zabezpieczenia policyjnego, organizację ruchu, współpracę operacyjną. Policja wydaje opinię do wniosku o zezwolenie. Uzgodnienia ze strażą pożarną dotyczą warunków przeciwpożarowych, dróg ewakuacyjnych, zabezpieczenia terenu. Straż wydaje opinię i może przeprowadzić kontrolę. Zgłoszenie do sanepidu (Państwowej Inspekcji Sanitarnej) jest wymagane dla imprez z cateringiem, toaletami, dużą liczbą uczestników. Pozwolenie na sprzedaż alkoholu wymaga osobnej procedury u władz lokalnych, jeśli planowana jest sprzedaż napojów alkoholowych. Zgody autorskie (ZAIKS, STOART, ZPAV) są niezbędne dla wydarzeń z muzyką - licencje na publiczne odtwarzanie lub wykonywanie utworów. Ubezpieczenie OC organizatora jest obowiązkowe - polisa musi spełniać minimalne wymagania ustawowe.

Jakie wymagania bezpieczeństwa obowiązują przy organizacji imprez masowych?
Bezpieczeństwo uczestników to najwyższy priorytet przy organizacji imprez masowych, a wymagania w tym zakresie są szczegółowo określone przez prawo i najlepsze praktyki branżowe. Zapewniamy kompleksową realizację wszystkich standardów bezpieczeństwa, współpracując ze sprawdzonymi partnerami i służbami. Służba porządkowa i informacyjna to przeszkoleni pracownicy odpowiedzialni za utrzymanie porządku, kontrolę wejść, reagowanie na incydenty i udzielanie informacji. Liczba personelu zależy od charakteru imprezy - dla imprez podwyższonego ryzyka nawet 10 służby na 100 uczestników. Wszyscy pracownicy ochrony posiadają wymagane licencje i identyfikatory. Służby medyczne (ratownictwo medyczne) są obowiązkowe - ambulanse z wykwalifikowaną załogą, punkty medyczne na terenie wydarzenia. Liczba zespołów ratowniczych zależy od skali imprezy i oceny ryzyka. Współpracujemy z certyfikowanymi firmami ratownictwa medycznego. Drogi ewakuacyjne i wyjścia awaryjne muszą być odpowiednio zwymiarowane (minimalna szerokość 1,2m na 100 osób), oznakowane, oświetlone i wolne od przeszkód. Plan ewakuacji jest elementem dokumentacji bezpieczeństwa. System łączności obejmuje komunikację między służbami porządkowymi, ratowniczymi, organizatorem i służbami zewnętrznymi (policja, straż). Centrum dowodzenia wydarzenia koordynuje wszystkie działania. Monitoring CCTV zapewnia bieżący obraz sytuacji na terenie imprezy. Nagrania są archiwizowane i mogą być udostępnione służbom. Zabezpieczenie przeciwpożarowe obejmuje sprzęt gaśniczy, przeszkolony personel, współpracę ze strażą pożarną. Bariery i wygrodzenia kontrolują przepływ tłumu, separują strefy i zapobiegają incydentom. Używamy certyfikowanych systemów barier typu MOJO i GARDA.

Jaką infrastrukturę techniczną zapewniacie na imprezy masowe i festiwale?
Dysponujemy kompletnym parkiem maszynowym pozwalającym na realizację imprez masowych i festiwali każdej skali - od kilkutysięcznych koncertów po wielodniowe festiwale dla dziesiątek tysięcy uczestników. Nasz sprzęt spełnia najwyższe standardy branżowe i jest certyfikowany do pracy w wymagających warunkach plenerowych. Sceny mobilne i konstrukcje sceniczne obejmują sceny mobilne od 6x5m do 20x14m powierzchni scenicznej, z zadaszeniem chroniącym przed deszczem i słońcem, certyfikowane do pracy przy wietrze do 80 km/h. Dla większych wydarzeń budujemy sceny custom z kratownic aluminiowych. Systemy nagłośnieniowe line array klasy tourowej (L-Acoustics K2/KARA II, d&b audiotechnik V-Series) zapewniają profesjonalne pokrycie dźwiękiem terenów od kilku do kilkunastu hektarów. Systemy delay towers dla wyrównania dźwięku na dużych dystansach. Nośność do 50 000 uczestników i więcej. Oświetlenie sceniczne i eventowe obejmuje setki moving heads (Robe, Clay Paky, Martin), blendery, stroboskopy, efekty atmosferyczne (hazer, wytwornice dymu), oświetlenie architektoniczne terenu. Konsolety grandMA3 dla zaawansowanego programowania. Ekrany LED outdoor o jasności 6000+ nits widoczne w pełnym słońcu, w rozmiarach do setek metrów kwadratowych. Montowane na konstrukcjach lub jako wolnostojące ściany LED. Zasilanie autonomiczne poprzez agregaty prądotwórcze od 60kVA do 500kVA, z cichą pracą i redundancją dla systemów krytycznych. Profesjonalne rozdzielnice i okablowanie. Infrastruktura towarzysząca to namioty techniczne i backstage, ogrodzenia i kontrola dostępu, toalety mobilne, oświetlenie terenu, systemy nawadniania dla gorących dni.

Jak przygotowujecie się na niesprzyjające warunki pogodowe podczas imprez plenerowych?
Imprezy plenerowe są narażone na kaprysy pogody, dlatego profesjonalne planowanie musi uwzględniać różne scenariusze atmosferyczne i odpowiednie środki zaradcze. Nasze podejście do weather contingency obejmuje monitoring, prewencję, reakcję i zabezpieczenie ubezpieczeniowe. Monitoring pogody rozpoczyna się na tygodnie przed wydarzeniem - śledzimy prognozy długoterminowe i dostosowujemy przygotowania. W dniach poprzedzających i w trakcie wydarzenia korzystamy z profesjonalnych serwisów meteorologicznych dostarczających szczegółowe prognozy godzinowe dla konkretnej lokalizacji. Mobilna stacja meteo na miejscu mierzy prędkość wiatru, opady i inne parametry w czasie rzeczywistym. Infrastruktura weather-resistant obejmuje: sceny mobilne certyfikowane do pracy przy wietrze do 80 km/h, zadaszenia dla widowni (namioty, membrany), sprzęt audio i oświetleniowy w klasie ochrony IP65 (wodoodporny), okablowanie i rozdzielnice zabezpieczone przed wilgocią, zabezpieczenie terenu przed zalewaniem (odwodnienie, maty). Procedury awaryjne definiują reakcję na różne poziomy zagrożenia: żółte alarmy (wzmożona czujność, przygotowanie do ewakuacji), czerwone alarmy (wstrzymanie programu, ewakuacja), protokoły komunikacji z uczestnikami (nagłośnienie, ekrany). Ekipa jest przeszkolona i zna procedury. Plan B i alternatywne lokalizacje są przygotowywane dla wydarzeń gdzie jest to możliwe - np. przeniesienie do hali w przypadku ekstremalnej pogody. Ubezpieczenie od złych warunków pogodowych (weather insurance) chroni organizatora przed stratami finansowymi w przypadku odwołania lub przerwania imprezy z powodu pogody. Pomagamy w uzyskaniu odpowiedniej polisy.

Ile kosztuje organizacja imprezy masowej lub festiwalu?
Koszt organizacji imprezy masowej zależy od wielu zmiennych i jest zawsze kalkulowany indywidualnie na podstawie szczegółowego briefu. Budżety rozciągają się od kilkuset tysięcy złotych za lokalne wydarzenia po miliony dla dużych festiwali. Główne składowe budżetu imprezy masowej to: Infrastruktura techniczna (scena, nagłośnienie, oświetlenie, ekrany LED, zasilanie) - może stanowić 20-40% budżetu w zależności od skali i wymagań artystycznych. System line array dla 20 000 osób to zupełnie inna półka cenowa niż dla 3 000. Program artystyczny (gaże artystów, zespołów, atrakcji) - często największa pozycja budżetowa, szczególnie przy angażowaniu headlinerów. Gaże gwiazd wahają się od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych. Infrastruktura terenu (ogrodzenia, barierki, toalety, oświetlenie terenu, namioty, strefy cateringowe) - skaluje się z liczbą uczestników. Bezpieczeństwo (ochrona, ratownictwo medyczne, monitoring, współpraca ze służbami) - wymagane prawnie, koszt proporcjonalny do skali i oceny ryzyka. Pozwolenia, zgody, ubezpieczenia - opłaty administracyjne, licencje ZAIKS, obowiązkowe OC. Produkcja i logistyka (transport, zakwaterowanie ekip, catering techniczny, koordynacja) - często niedoceniane, ale znaczące koszty operacyjne. Fee organizatora (agencji) - wynagrodzenie za zarządzanie projektem. Orientacyjne przedziały budżetowe: lokalna impreza masowa (1000-3000 osób) - od 150 000 PLN; średni event plenerowy (5000-10 000 osób) - od 400 000 PLN; duży festiwal jednodniowy (15 000-30 000 osób) - od 1 000 000 PLN; wielodniowy festiwal premium - od kilku milionów PLN. Zachęcamy do kontaktu z opisem planowanego wydarzenia.

Z jakim wyprzedzeniem należy rozpocząć organizację imprezy masowej?
Organizacja imprezy masowej to złożony, wielomiesięczny proces wymagający koordynacji wielu obszarów - od pozyskania zezwoleń, przez kontraktowanie artystów, po budowę infrastruktury. Odpowiednie wyprzedzenie czasowe jest kluczowe dla sukcesu i optymalizacji kosztów. Minimalne terminy wymagane przepisami to złożenie wniosku o zezwolenie na imprezę masową minimum 30 dni przed wydarzeniem (dla imprez cyklicznych - przed pierwszą imprezą w cyklu). Jednak to absolutne minimum, niewystarczające dla profesjonalnej organizacji. Rekomendowane wyprzedzenie zależy od skali: lokalne imprezy masowe (1000-5000 osób) - minimum 3-4 miesiące, pozwalające na: uzyskanie zezwoleń z marginesem czasu, kontraktowanie wykonawców, zamówienie infrastruktury technicznej, promocję i sprzedaż biletów; średnie festiwale (5000-20 000 osób) - minimum 6-9 miesięcy, dodatkowo wymagane na: negocjacje z headlinerami (kalendarz gwiazd zapełnia się z rocznym wyprzedzeniem), rezerwację topowych lokalizacji, rozbudowaną kampanię marketingową, pozyskanie sponsorów; duże festiwale i wydarzenia premium (20 000+ osób) - 9-12 miesięcy lub więcej, niezbędne dla: kontraktowania międzynarodowych artystów, kompleksowej logistyki, wieloetapowej promocji, budowania społeczności i presale. Czynniki przyspieszające lub wydłużające czas przygotowań: dostępność lokalizacji (popularne tereny są rezerwowane z rocznym wyprzedzeniem), złożoność programu artystycznego, wymagania sponsorów, oraz doświadczenie organizatora i partnerów. Wczesne rozpoczęcie planowania daje lepsze warunki negocjacyjne i więcej opcji wyboru - zachęcamy do kontaktu jak najwcześniej, nawet na etapie wstępnej koncepcji wydarzenia.

Planujesz Wydarzenie Masowe?

Skontaktuj sie z nami - zorganizujemy i obsluzymy technicznie kazdy event.

Zapytaj o wycene