Streaming i Transmisje Online

Transmitowanie konferencji online, w czasie rzeczywistym, daje możliwość uczestnictwa w wydarzeniu wszystkim zainteresowanym, bez względu na ich aktualną lokalizację. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia proces logistyczny całego przedsięwzięcia. Decydując się na streaming twojej konferencji, wpływasz na komfort zarówno uczestników, jak i prowadzących!

Transmitowanie konferencji na żywo, to przede wszystkim duża oszczędność pieniędzy i czasu. W zależności od specyfiki i wielkości wydarzenia, koszty związane z jego organizacją mogą być naprawdę wysokie. 

Wynajęcie sali konferencyjnej o odpowiednich rozmiarach i wyposażeniu, przygotowanie zaplecza technicznego w postaci mikrofonów, nagłośnienia, czy rzutników, zapewnienie uczestnikom spotkania wyżywienia, a niejednokrotnie również noclegu pochłania niebagatelne kwoty. Jeśli w konferencji ma wziąć udział kilkanaście osób, mieszkających w tym samym mieście, czy województwie, organizacja konferencji online będzie stosunkowo prosta i tania. Jeśli jednak planujesz spotkanie, na które zaproszonych zostanie kilkadziesiąt albo kilkaset osób z całego kraju lub zza granicy, poważnie zastanów się nad organizacją konferencji online w formie wirtualnej. W przypadku zagranicznych gości, do wydatków organizacyjnych należy doliczyć niemałe koszty transportu, szczególnie, jeśli uczestnicy konferencji wybiorą drogę lotniczą.

Kolejnym pozytywnym aspektem organizowania konferencji w formie transmisji online z konferencji jest oszczędność czasu. Załóżmy, że konferencja odbywa się w Katowicach, a zaproszeni goście są rozproszeni po całej Polsce. Przewidywany czas trwania wydarzenie, z przerwą na obiad i kawę to sześć godzin. Czas, który poświęcą na dojazd uczestnicy przybywający ze Szczecina, czy Białegostoku, będzie dłuższy, niż przewidywany czas trwania całego spotkania. Po tak długiej, wyczerpującej podróży i całym dniu spędzonym na konferencji, gościom należy zapewnić nocleg i tak koło się zamyka.

Oczywiście, konferencje w takiej samej formie, dotyczącą tych samych zagadnień można zorganizować kilkukrotnie, w różnych lokalizacjach tak, aby usprawnić proces logistyczny i zadbać o wygodę uczestników. W takim przypadku jednak, prelegenci odpowiadający za merytoryczny aspekt spotkania, są zobowiązani do jeżdżenia od miasta do miasta i przekazywania tych samych informacji kolejnym grupom odbiorców. Organizując konferencję w formie streamingu, pozwalasz zaoszczędzić czas także osobom prowadzącym spotkanie. 

Jak najbardziej, jednym z niepodważalnych plusów transmitowania konferencji na żywo, jest możliwość zapisu streamingu, w celu późniejszego odtwarzania go w niezmienionej formie. Dzięki temu goście, którzy nie mogli wziąć udziału w konferencji, mają możliwość zapoznania się z jej przebiegiem w dowolnym terminie. Uczestnicy, którzy brali udział w konferencji, podczas jej transmisji w czasie rzeczywistym, mogą z kolei wrócić do wybranych momentów spotkania, jeśli pewne wątki i informacje umknęły ich uwadze albo chcą dokładnie przeanalizować konkretny fragment konferencji.

Dzięki możliwości powrotu do transmisji, prowadzący są w stanie przeanalizować swoje wystąpienie. Na podstawie wyciągniętych wniosków, będą mogli doszlifować aspekty, które tego wymagają i w przyszłości przeprowadzać konferencje w jeszcze bardziej merytoryczny i efektywny sposób.

Transmitowanie konferencji w czasie rzeczywistym nie jest niczym nowym. Rozwój Internetu i udoskonalanie programów przeznaczonych do video-rozmów, naturalnie wpłynęło na popularyzację tej formy organizowania konferencji na przestrzeni ostatniej dekady.

Jednak głównym bodźcem, który sprawił, że konferencje prowadzone w formie streamingu z konferencji zajęły miejsce tradycyjnych spotkań stacjonarnych, był wybuch pandemii wirusa covid-19. Społeczna izolacja związana z zagrożeniem epidemiologicznym zmusiła wszystkich do gruntownych zmian w prowadzeniu spotkań biznesowych, czy właśnie konferencji. Ze względu na ogólnoświatowy lock down, prowadzenie konferencji w formie transmisji stało się jedyną alternatywą. Jak się okazało, bardzo efektywną i korzystną zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. 

Można stwierdzić, że wirtualna forma prowadzenia konferencji, została nam poniekąd narzucona przez sytuację, w której wszyscy się znaleźliśmy. Jednak w tym przypadku, zyskaliśmy więcej, niż straciliśmy.

Na to pytanie nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od tematu i celu konferencji, zaangażowania i przygotowania merytorycznego prelegenta, a także postawy uczestników wydarzenia. 

Brak bezpośredniego kontaktu, może pozytywnie wpłynąć na uczestników, którzy w przypadku klasycznych, stacjonarnych spotkań nie zabierają głosu, gdyż boją narazić się na ocenę prowadzącego lub innych gości biorących udział w spotkaniu. Takie osoby, przebywając w środowisku, w którym czują się bezpiecznie (np. we własnym mieszkaniu), chętniej wezmą aktywny udział w konferencji. To samo dotyczy prowadzących, przekazywanie informacji z domowego zacisza, jest znacznie mniej stresujące, niż bezpośredni kontakt z grupą, często obcych osób. Ponadto, konferencje transmitowane na żywo nie ograniczają możliwości komunikacji. Każdy uczestnik spotkania, może zabrać głos w danej sprawie.

Oczywiście, sceptycy stwierdzą, że bezpośredni kontakt z drugim człowiekiem jest nie do zastąpienia. Przecież poza głosem, komunikujemy się również poprzez postawę, mimikę, czy gesty. Jednak korzyści płynące z organizowania konferencji w formie wirtualnej są niepodważalne, warto więc wziąć pod uwagę tę opcję.

To zależy od wielkości konferencji, jej zakresu i celu. Jednak podstawowym atrybutem każdego uczestnika powinien być dostęp do komputera lub tabletu oraz dobre połączenie sieciowe. 

W przypadku dużej konferencji, o charakterze bardzo formalnym, na przykład takiej, w której udział biorą przedstawiciele różnych korporacji, warto zadbać o dodatkowe oświetlenie, czy profesjonalny mikrofon. Czym bardziej profesjonalna organizacja, tym większy prestiż wydarzenia. W przypadku, gdy twoim celem jest ugruntowanie pozycji wśród kontrahentów lub ich pozyskanie, każdy aspekt spotkania jest niezwykle ważny.

Jeśli jednak konferencja organizowana jest na potrzeby jednego przedsiębiorstwa, czy konkretnego działu w firmie, a jej uczestnicy znają się między sobą, laptop i szybkie łącze powinna być wystarczające do przeprowadzenia efektywnego spotkania.

Niezbędny jest także komunikator, przy pomocy, którego konferencja będzie transmitowana. Przed rozpoczęciem spotkania, upewnij się, że wszyscy uczestnicy posiadają odpowiedni program i dostali zaproszenie na konferencję.

Nawet, jeśli prowadzisz konferencję przy kuchennym stole we własnym domu, zadbaj o to, aby twoja garderoba, przynajmniej od pasa w górę, była adekwatna do powagi spotkania. Zawczasu przygotuj sobie odpowiednią ilość wody i kawy, aby nie znikać z kadru podczas prowadzenia transmisji.

Ponadto, upewnij się, że twoje łącze internetowe działa bez zarzutów. Jeśli transmisja będzie notorycznie przerywana, dźwięk lub obraz zacznie co chwilę zanikać albo wystąpią inne problemy techniczne, możesz stracić uwagę swoich odbiorców. Ludzie bardzo łatwo się dekoncentrują i tracą zainteresowanie, odzyskanie go to niezwykle trudne wyzwanie.

.

Biorąc pod uwagę wszystkie plusy i minusy, zdecydowanie warto skorzystać z możliwości organizowania konferencji w formie wirtualnej. Jest to przede wszystkim duża oszczędność czasu i pieniędzy. W przypadku wirtualnych spotkań, znacznemu uproszczeniu podlegają także kwestie logistyczne, związane z organizacją wydarzenia. Spróbuj i przekonaj się sam!