Dyscyplina czasu
Przy sesjach z kilkunastoma wystąpieniami po kilka minut opóźnienie narasta i przewraca cały blok. Przewodniczący dostaje działający zegar odliczający, a nie kartkę z godzinami.
Wydarzenia naukowe
Konferencje medyczne
Konferencje i sympozja naukowe, w których program jest wynikiem pracy komitetu, a nasza rola kończy się na tym, żeby ta praca dotarła do sali bez zakłóceń.
- Nabywca
- Towarzystwo naukowe, klinika, komitet organizacyjny
- Cecha szczególna
- Rozdzielenie treści naukowej od obecności sponsorów
- Typowe elementy
- Sesje równoległe, sesja plakatowa, przewodniczący sesji
- Częsty wymóg
- Tłumaczenie symultaniczne i zapis wystąpień
Punkt wyjścia
Czym konferencja medyczna różni się od biznesowej
Na konferencji biznesowej program jest narzędziem — można go skrócić, przestawić, dołożyć przerwę. Na konferencji medycznej program jest produktem: powstał w komitecie naukowym, przeszedł ocenę zgłoszeń i ma swoją logikę, której organizator techniczny nie przestawia. To zmienia rolę — nie proponujemy koncepcji, odpowiadamy za to, żeby zaplanowany przebieg wykonał się co do minuty.
Rozdział części naukowej od firm
Obecność firm jest zwykle oddzielona od programu: inne miejsce, inny czas, inne oznaczenie materiałów. Planujemy przestrzeń tak, żeby ten rozdział dało się utrzymać w praktyce, a nie tylko w programie.
Rejestracja z danymi uczestnika
Często trzeba odnotować grupę zawodową, numer prawa wykonywania zawodu czy przynależność do towarzystwa. Wymagania podaje organizator; my odpowiadamy za to, żeby zebranie danych nie zablokowało wejścia na salę.
Zaufali nam między innymi
Zakres
Elementy typowe dla wydarzeń naukowych
Sześć rzeczy, które przy konferencji medycznej pojawiają się niemal zawsze — i których brak widać natychmiast.
01
Sesje równoległe
Kilka sal działających jednocześnie, ze wspólnym zegarem i obsługą w każdej. Przejścia uczestników trzeba przewidzieć w harmonogramie, nie liczyć na to, że zdążą.
02
Sesja plakatowa
Osobna przestrzeń, oświetlenie i oznaczenie stanowisk. Wymaga zaplanowania ruchu — plakaty w wąskim korytarzu są nie do obejrzenia.
03
Prezentacje prelegentów
Zbierane przed sesją i wgrywane na jedno stanowisko. Przekładanie pendrive’a między wystąpieniami to najczęstsze źródło opóźnień w całym dniu.
04
Zegar dla przewodniczącego
Odliczanie widoczne dla mówcy i dla prowadzącego sesję. Bez tego dyscyplina czasu jest kwestią uprzejmości.
05
Tłumaczenie symultaniczne
Kabiny, odbiorniki i tłumacze, przy wydarzeniach z gośćmi zagranicznymi.
06
Zapis wystąpień
Nagranie sesji, jeśli mają być udostępnione uczestnikom po wydarzeniu.
Granica roli
Gdzie zaczyna się nasza odpowiedzialność, a gdzie Wasza
Przy wydarzeniach naukowych podział bywa źródłem nieporozumień, więc stawiamy go wprost.
Po naszej stronie
- Plan przestrzeni: sale, sesja plakatowa, rejestracja, strefa firm
- Technika w każdej sali i wspólny zegar sesji
- Zbiórka i sprawdzenie prezentacji przed sesją
- Rejestracja uczestników i przepustowość wejścia
- Tłumaczenia, zapis wystąpień i materiał po wydarzeniu
Czego nie robimy
- Nie budujemy programu naukowego
- Nie oceniamy zgłoszeń ani abstraktów
- Nie doradzamy w kwestiach zgodności z wymogami branżowymi
To leży po stronie komitetu i organizatora merytorycznego, który zna reguły swojego środowiska lepiej niż jakakolwiek agencja. Jeśli wymóg dotyczący rozdzielenia firm albo rejestracji wynika z zasad, którym podlegacie — powiedzcie o nim wprost, a zaplanujemy salę i rejestrację tak, żeby dało się go dotrzymać.
Porozmawiajmy o Waszym wydarzeniu
Wycena jest bezpłatna i niezobowiązująca. Odpowiadamy w dni robocze.
Przebieg
Jak prowadzimy wydarzenie naukowe
Odbiór programu
Zaczynamy od gotowego programu i harmonogramu sesji. Przekładamy je na plan sal, obsady technicznej i czasu montażu.
Plan przestrzeni
Sale, sesja plakatowa, rejestracja i strefa firm rozmieszczone tak, żeby ruch uczestników działał i żeby dało się utrzymać rozdział części naukowej od komercyjnej.
Rejestracja
Zapisy z danymi, których wymaga organizator, i wejście, które nie tworzy kolejki przed pierwszą sesją.
Zbiórka prezentacji
Materiały prelegentów zbierane i sprawdzane przed sesją, na docelowym sprzęcie.
Obsługa sal
Technik w każdej sali, wspólny zegar, kontakt między salami.
Materiał po wydarzeniu
Nagrania sesji i dokumentacja, jeśli były w zakresie.
Zaplecze
Dlaczego my
Własna technika na każdą salę
Sprzęt jest nasz, nie wynajęty na dzień. Przy sesjach równoległych zapas w magazynie przestaje być luksusem.
Wykonanie, nie doradztwo
Nie wchodzimy w program ani w zgodność. Odpowiadamy za to, żeby przyjęty przebieg wykonał się co do minuty.
18lat na rynku
Działamy od 2008 roku, z magazynem i studiem w Warszawie, obsługując wydarzenia w całej Polsce.
Jedna umowa
Przestrzeń, technika, rejestracja i zapis w jednym zleceniu. Zamiast koordynować kilku dostawców, rozmawiasz z jedną osobą.
Budżet
Od czego zależy cena
Sześć pozycji, które realnie przesuwają koszt wydarzenia naukowego.
-
Liczba sal równoległych
Główny czynnik. Trzy sale to trzy komplety nagłośnienia, projekcji i obsługi, a nie jeden podzielony na trzy.
-
Liczba dni
Wydarzenia wielodniowe wymagają obsady na każdy dzień i pracy nocnej przy przestawieniach.
-
Sesja plakatowa
Stelaże, oświetlenie i oznaczenie to osobna pozycja.
-
Tłumaczenia
Kabiny, odbiorniki i tłumacze liczone na język i na dzień.
-
Rejestracja
Zakres danych i liczba stanowisk przy wejściu.
-
Zapis wystąpień
Nagranie jednej sali to inny koszt niż wszystkich równoległych.
Wycenę przygotowujemy indywidualnie, po ustaleniu zakresu. Wyceny są bezpłatne i niezobowiązujące.
Pytania
Najczęstsze pytania
Tak. Każda sala dostaje własny komplet sprzętu i własnego technika, a sale pracują na wspólnym zegarze — to jedyny sposób, żeby uczestnicy zdążyli między sesjami.
Komitet naukowy albo organizator merytoryczny. My przejmujemy gotowy program i odpowiadamy za jego wykonanie: przestrzeń, technikę, przebieg i obsługę.
Nie doradzamy w kwestiach zgodności — te reguły zna organizator merytoryczny. Planujemy natomiast przestrzeń i harmonogram tak, żeby rozdzielenie części naukowej od obecności firm dało się realnie utrzymać w trakcie wydarzenia.
Tak, razem z kabinami i odbiornikami dla uczestników. Liczbę odbiorników ustalamy na podstawie zgłoszeń, a nie liczby miejsc na sali.
Zbieramy je przed sesją i wgrywamy na jedno stanowisko. To najprostsza zmiana, która najbardziej poprawia punktualność całego dnia.
Następny krok
Porozmawiajmy o Waszym wydarzeniu
Prześlijcie program i termin. Odeślemy plan sal, obsady i zakres techniczny — resztę zostawiamy komitetowi.