Przejścia między sesjami
Kwadrans wystarcza na dojście, ale nie na dojście plus kawę plus toaletę. Przy pięciu salach na dwóch piętrach cały dzień zaczyna się osuwać już po pierwszej przerwie.
Wydarzenia wielodniowe
Organizacja kongresów
Wydarzenia wielodniowe ze ścieżkami równoległymi, w których o powodzeniu decyduje logistyka, a nie scena. Prowadzimy je od planu przestrzeni po ostatni dzień.
- Cecha szczególna
- Ścieżki równoległe i przestawienia między sesjami
- Największe ryzyko
- Nawigacja uczestników, nie technika
- W zakresie
- Plan sal, rejestracja, obsługa techniczna wszystkich sal
- Skala
- Od dwóch dni i dwóch ścieżek w górę
Punkt wyjścia
Przy kongresie wygrywa logistyka
Konferencja jednodniowa w jednej sali jest zadaniem produkcyjnym. Kongres jest zadaniem logistycznym. Sprzęt i realizacja są tu tym samym co wszędzie — różnicę robi to, czy siedmiuset uczestników wie, gdzie iść, czy zdąży między sesjami i czy zje w rozsądnym czasie.
Przestawienia sal
Ta sama sala rano jest plenarna, po południu warsztatowa, a wieczorem bankietowa. Harmonogram przestawień układa się razem z programem, a nie po nim.
Nawigacja uczestnika
Na kongresie uczestnik podejmuje kilkanaście decyzji dziennie o tym, gdzie iść. Oznaczenia i obsługa znająca obiekt robią dla odbioru więcej niż ekran o metr większy.
Zaufali nam między innymi
Granica
Kongres a konferencja wielodniowa
Granica nie leży w nazwie ani w liczbie uczestników, tylko w tym, czy w danym momencie dzieje się jedna rzecz, czy kilka naraz.
Konferencja wielodniowa
- Struktura dnia
- Liniowa — wszyscy są w tym samym miejscu, w tym samym czasie.
- Obsada
- Jedna sala, jeden komplet sprzętu, jeden technik.
- Opóźnienie
- Zostaje w jednej sali i da się je nadrobić w przerwie.
Kongres
- Struktura dnia
- Ścieżki równoległe — uczestnik wybiera, gdzie być.
- Obsada
- Każda sala ma własny komplet sprzętu i własnego technika przez cały czas trwania.
- Opóźnienie
- Przenosi się na pozostałe sale przez ludzi, którzy się między nimi przemieszczają.
Ma to konsekwencje budżetowe i warto je znać wcześnie: druga równoległa sala nie kosztuje „trochę więcej”, tylko drugi komplet sprzętu i drugiego technika na cały czas trwania.
Zakres
Co obejmujemy przy kongresie
Sześć obszarów, które przy wydarzeniu wielodniowym muszą działać razem — bo każdy z nich potrafi zatrzymać pozostałe.
01
Plan przestrzeni
Rozmieszczenie sal, rejestracji, cateringu i przestrzeni wystawienniczej pod realny ruch uczestników.
02
Harmonogram przestawień
Kiedy która sala zmienia układ i ile na to potrzeba — ułożone razem z programem.
03
Obsługa techniczna wszystkich sal
Komplet sprzętu i technik w każdej sali, wspólny zegar, łączność między salami.
04
Rejestracja na skalę
Kilka stanowisk, identyfikatory przygotowane wcześniej, osobna ścieżka dla zgłoszeń na miejscu.
05
Oznaczenia i nawigacja
Kierunki, plany pięter i oznaczenia sal w miejscach, w których uczestnik podejmuje decyzję.
06
Noclegi i transport
Blokady pokoi i dojazdy, jeśli uczestnicy przyjeżdżają spoza miasta.
Porozmawiajmy o Waszym kongresie
Wycena jest bezpłatna i niezobowiązująca. Odpowiadamy w dni robocze.
Doświadczenie
Dla jakich branż robiliśmy kongresy
Każda z nich rządzi się czym innym: inne wymogi formalne, inny rytm dnia i inne oczekiwania uczestników wobec sal równoległych.
Medycyna i farmacja
Sesje równoległe według specjalizacji, wystąpienia z prezentacją i wymogi dotyczące tego, co wolno pokazać i nagrać.
Administracja i instytucje publiczne
Procedury zakupowe po stronie zamawiającego, sztywne protokoły wejścia i częste tłumaczenia symultaniczne.
Technologie i IT
Dużo ścieżek równoległych, warsztaty z dostępem do sprzętu i materiał wideo z każdej sali do dalszej publikacji.
Finanse i ubezpieczenia
Część oficjalna dla zarządu, część warsztatowa dla sieci sprzedaży i wieczór z oprawą — wszystko w jednym obiekcie.
Przemysł i energetyka
Kongres połączony z ekspozycją sprzętu, więc przestrzeń wystawiennicza planowana jest razem z salami.
Nauka i szkolnictwo wyższe
Duża liczba krótkich wystąpień, sesje posterowe i komitet naukowy pilnujący programu do ostatniej chwili.
Zaplecze
Dlaczego my
Własna technika na każdą salę
Sprzęt jest nasz, nie wynajęty na dzień. Przy kilku salach naraz zapas w magazynie przestaje być luksusem.
Jeden zespół, wspólny zegar
Technicy we wszystkich salach pracują pod jednym koordynatorem i na wspólnej łączności.
18lat na rynku
Działamy od 2008 roku, z magazynem i studiem w Warszawie, obsługując wydarzenia w całej Polsce.
Jedna umowa
Plan przestrzeni, technika, rejestracja i obsługa w jednym zleceniu. Zamiast koordynować kilku dostawców, rozmawiasz z jedną osobą.
Budżet
Od czego zależy cena
Sześć pozycji, które realnie przesuwają koszt wydarzenia wielodniowego.
-
Liczba sal i dni
To iloczyn, nie suma: cztery sale przez trzy dni to dwanaście dniówek sprzętu i obsady.
-
Przestawienia
Każda zmiana układu sali to praca ekipy, często poza godzinami programu.
-
Obiekt
Centrum kongresowe z własnym zapleczem kosztuje inaczej niż zestaw sal, do których trzeba wszystko dowieźć.
-
Rejestracja
Liczba stanowisk, identyfikatory i obsługa zgłoszeń na miejscu.
-
Noclegi i transport
Przy uczestnikach spoza miasta bywa to największa pojedyncza pozycja w całym budżecie.
-
Oznaczenia
Nawigacja po obiekcie to osobna produkcja materiałów.
Wycenę przygotowujemy indywidualnie, po ustaleniu zakresu. Wyceny są bezpłatne i niezobowiązujące.
Pytania
Najczęstsze pytania
Liczba uczestników jest tu mniej istotna niż struktura. Decyduje moment, w którym pojawiają się ścieżki równoległe — wtedy zmienia się obsada, harmonogram i sposób prowadzenia, niezależnie od tego, czy na sali jest dwieście osób, czy siedemset.
Tak. Każda sala dostaje własny komplet sprzętu i własnego technika, a całość pracuje na wspólnym zegarze i wspólnej łączności.
Koordynator, który ma kontakt ze wszystkimi salami i podejmuje decyzje na bieżąco. Przy ścieżkach równoległych opóźnienie w jednej sali przenosi się na resztę przez uczestników, więc reakcja musi być natychmiastowa.
Tak, blokadami pokoi i koordynacją dojazdów. Przy kongresach z uczestnikami spoza miasta to zwykle trzeba zacząć najwcześniej ze wszystkiego.
Wcześniej, niż przy zwykłej konferencji — ograniczeniem są obiekty zdolne obsłużyć kilka sal równolegle oraz dostępność noclegów w terminie. Program można dopracowywać później, ale nie da się tego zrobić z miejscem.
Dalej
Powiązane usługi
Następny krok
Porozmawiajmy o Waszym kongresie
Napisz, ile dni, ile ścieżek równoległych i w jakim obiekcie. Od tego zaczyna się plan przestrzeni.