Obsługa techniczna konferencji
Przejmujemy całą stronę techniczną wydarzenia. Program, prelegenci i sala zostają po Waszej stronie. My wchodzimy z nagłośnieniem, projekcją, światłem i ekipą, która stoi przy stanowisku od montażu do demontażu.
Obsługa techniczna konferencji w Warszawie i całej Polsce
Ta usługa kończy się na technice i tak ją wyceniamy. Nie zmieniamy programu, nie kontaktujemy się z prelegentami i nie doradzamy w sprawie sali. Granicę ustalamy na starcie, więc nikt nie dubluje pracy.
Instalacje w salach konferencyjnych bywają dobrane pod spotkania na kilkanaście osób. Dwa głośniki sufitowe pokryją salę, ale nie utrzymają zrozumiałości mowy przy dwustu uczestnikach. Dlatego przywozimy własny system i mierzymy salę przed startem.
To bierzemy na siebie
- Nagłośnienie sali i mikrofony dla prelegentów
- Projekcja, ekrany i tor sygnału z prezentacji
- Światło na scenę i na mówcę
- Stanowisko realizacji przez cały czas trwania
- Zbiórka i wgranie prezentacji przed startem
- Montaż, próba i demontaż w uzgodnionym oknie
To zostaje u Was
- Program, kolejność wystąpień i czas na pytania
- Kontakt z prelegentami i ich materiały
- Umowa z obiektem i dostęp do sali
- Rejestracja i komunikacja z uczestnikami
- Catering i przerwy kawowe
- Osoba decyzyjna na sali w dniu wydarzenia
Rider techniczny: co dowozimy na salę
Sprzęt jest nasz, nie wynajęty na dzień. Poniżej zakres, który wyceniamy pozycjami — bez jednego wiersza „obsługa techniczna”.
Nagłośnienie
System liniowy dobrany do kubatury sali, z osobnymi torami dla mowy i dla materiału wideo. Mikrofony bezprzewodowe nagłowne i doręczne, plus osobny mikrofon na pytania z widowni. mikser cyfrowy · odsłuch sceniczny · DI-boxy
Projekcja i ekran
Projektor laserowy albo ekran LED — o wyborze decyduje jasność sali i przekątna potrzebna w ostatnim rzędzie. Prelegent dostaje podgląd na osobnym monitorze i nie odwraca się do ekranu. switcher · skaler · podgląd na scenie
Światło
Front i kontra na mówcę oraz oświetlenie sceny. Ustawiamy je tak, aby twarz była czytelna również na nagraniu, a slajdy nie traciły kontrastu. reflektory LED · sterowanie DMX
Stanowisko realizacji
Realizator siedzi przy konsolecie od pierwszego wystąpienia do ostatniego. Reaguje na zmiany w programie bez zatrzymywania sali. stanowisko FOH · interkom z prowadzącym
Obsługa prezentacji
Materiały zbieramy przed startem i wgrywamy na jedno stanowisko. Prelegent dostaje pilota i nie podłącza własnego laptopa w trakcie bloku. jedno źródło obrazu · pilot dla mówcy
Zakres dodatkowy
Rejestracja uczestników przy wejściu, zapis wystąpień na kamery i transmisja online. Każda z tych pozycji ma osobną obsadę i osobną wycenę. kamery · rejestracja · streaming
Dzień konferencji godzina po godzinie
Godziny są przykładowe, punktem odniesienia jest start programu. Przy konferencjach wielosalowych ta sama oś powtarza się dla każdej sali.
Wizja lokalna i plan sali
Sprawdzamy kubaturę, akustykę, przyłącza i drogi transportowe. Przy większych konferencjach jedziemy zobaczyć salę, zamiast wyceniać z opisu.
Wejście i montaż
Rozstawiamy nagłośnienie, ekran i światło, zanim obiekt wpuści kogokolwiek innego. Okno montażowe ustalamy z obiektem, a nie zakładamy.
Próba i pomiar sali
Przechodzimy wszystkie tory sygnału i mierzymy salę z uruchomionym nagłośnieniem. Prelegenci mogą sprawdzić mikrofon przed wejściem uczestników.
Zbiórka prezentacji
Zbieramy pliki, otwieramy każdy i sprawdzamy czcionki, filmy oraz proporcje slajdów. To najprostsza zmiana, która najmocniej poprawia punktualność.
Start i realizacja
Realizator prowadzi dźwięk, obraz i światło z jednego stanowiska. Zostaje w kontakcie z osobą prowadzącą przez cały blok programowy.
Demontaż i zejście z obiektu
Schodzimy w oknie uzgodnionym w umowie z obiektem. Sprzęt wraca do magazynu w Warszawie tego samego dnia albo następnego rana.
Powiedzcie, gdzie i kiedy Wycena bezpłatna · odpowiadamy w dni robocze
Standardy Bezpieczeństwa Platinium Media
Cztery rzeczy robimy zawsze, niezależnie od wielkości zlecenia. Są wpisane w wycenę, a nie dopisywane jako opcja.
Dublowany tor sygnału
Obraz i dźwięk mają drugą drogę, gotową do przełączenia. Zmiana toru trwa tyle, co naciśnięcie jednego przycisku.
Zapas mikrofonów i baterii
Na stanowisku leży komplet zapasowych mikrofonów i ogniw. Wymiana odbywa się przy zmianie mówcy albo w przerwie.
Zasilanie na podtrzymaniu
Konsoleta, switcher i komputer prezentacyjny stoją na UPS. Zanik napięcia w obiekcie nie kasuje ustawień ani nie gasi obrazu.
Interkom z prowadzącym
Realizacja i osoba prowadząca rozmawiają przez interkom. Zmiana w programie dociera do techniki, zanim zobaczy ją sala.
Sprzęt i obsada dobrane do wielkości sali
Liczba uczestników przekłada się wprost na klasę nagłośnienia, rozmiar obrazu i obsadę. Poniżej punkt wyjścia do rozmowy o zakresie.
| Uczestnicy | Nagłośnienie | Obraz | Obsada na miejscu |
|---|---|---|---|
| do 100 | Zestaw satelitarny, dwa mikrofony bezprzewodowe | Projektor laserowy, ekran frontowy | 1 technik |
| 100–300 | System liniowy, mikrofony prelegenckie i tor dla widowni | Projektor o wysokiej jasności albo ekran LED | 1–2 osoby |
| 300–800 | System liniowy z podziałem na strefy sali | Ekran LED, podgląd na scenie | 2–3 osoby |
| Kilka sal | Osobny komplet na każdą salę | Osobny komplet na każdą salę | Obsada na salę plus koordynator |
Tabela jest punktem wyjścia, nie cennikiem — ostateczny zakres wynika z pomiaru sali i przebiegu programu.
Co ustalamy przed konferencją
Cztery informacje wystarczą, żeby wycena była konkretna, a montaż przewidywalny.
Wysokość, akustyka, układ krzeseł
Dostępne przyłącza decydują o tym, ile sprzętu trzeba dowieźć. Sala „na dwieście osób” w dwóch obiektach to dwa różne zadania.
Godzina wejścia i godzina zejścia
Montaż rano w dniu wydarzenia jest wykonalny, jeśli wiemy o nim wcześniej. Planujemy wtedy większą ekipę, żeby zmieścić się przed uczestnikami.
Zwykły harmonogram w zupełności wystarczy
Musimy wiedzieć, co po czym następuje: kiedy wchodzi film, kiedy jest panel, kiedy przerwa. Treści wystąpień znać nie musimy.
Jeden kontakt po Waszej stronie
Ta osoba decyduje o zmianach w trakcie. Dzięki temu technik wykonuje decyzje, zamiast podejmować je za organizatora.
Zaufali nam między innymi
Od czego zależy cena obsługi konferencji
Wycena składa się z listy sprzętu, liczby osób w obsadzie i czasu na miejscu. Podajemy ją pozycjami. Terminy na sezon 2026 wyceniamy bezpłatnie i bez zobowiązania.
- 01Wielkość saliDecyduje o liczbie i klasie zestawów nagłośnieniowych oraz o przekątnej ekranu.
- 02Liczba salKażda kolejna to osobny komplet sprzętu i osobny technik przy stanowisku.
- 03Czas na miejscuLiczy się montaż, wydarzenie i demontaż, a nie same godziny programu.
- 04Okno montażoweWejście nocne albo wczesnoranne wyceniamy inaczej niż montaż w godzinach dziennych.
- 05Zapis wystąpieńDochodzi obsada kamerowa, sprzęt rejestrujący i postprodukcja materiału.
- 06Rejestracja uczestnikówLiczba stanowisk przy wejściu i obsady, która je prowadzi.
Najczęstsze pytania o obsługę konferencji
Tak, to jest właśnie ta usługa. Wchodzimy z techniką i ekipą, a program, prelegenci i sala zostają po Waszej stronie.
Możemy, jeśli sprzęt pokrywa salę i mamy do niego dostęp przed wydarzeniem. Warto sprawdzić to wcześniej — instalacje obiektowe bywają dobrane pod spotkania, nie pod konferencje.
Przy jednej sali zwykle wystarczy jeden technik przy stanowisku. Przy kilku salach albo zapisie wystąpień obsada rośnie i podajemy ją w wycenie pozycjami.
Tak. Zbieramy je przed startem i wgrywamy na jedno stanowisko, a prelegent dostaje pilota. To najprostsza zmiana, która najmocniej poprawia punktualność.
Tak, razem z harmonogramem przestawień między dniami, jeśli sala zmienia układ.
Tak, jeździmy w całej Polsce. Sprzęt wyjeżdża z magazynu w Warszawie, więc w wycenie pojawia się transport, a przy odległych terminach także nocleg ekipy.
Powiązane usługi
Powiedzcie, czego potrzebujecie na sali
Napiszcie, gdzie i kiedy odbywa się konferencja oraz ilu spodziewacie się uczestników. Odeślemy rider z konkretną listą sprzętu i obsady.