Agencja eventowa z własną techniką i studiem

Wycena opiera się na pięciu zmiennych: liczbie uczestników, lokalizacji, zakresie techniki, cateringu i programie artystycznym. Poniższe widełki podajemy po to, żeby dało się zaplanować budżet, zanim w ogóle się odezwiesz — konkretna oferta powstaje po briefie i jest rozbita na pozycje.

Event firmowy do 50 osób — od 15 000 do 50 000 zł netto. Kameralne spotkanie w sali konferencyjnej z podstawowym nagłośnieniem i projekcją. Przy tej skali największą pozycją bywa catering, a nie technika.

Konferencja na 100–300 osób — od 50 000 do 200 000 zł netto. Dochodzi scena, oświetlenie, obsługa realizatorska i zwykle rejestracja uczestników. Rozpisaliśmy realny budżet konferencji na 100 osób z podziałem na pozycje, żeby było widać, co ile kosztuje i gdzie da się oszczędzić bez szkody dla wydarzenia.

Wydarzenie korporacyjne powyżej 500 osób — od 200 000 zł netto w górę. Przy tej skali pojawiają się trzy rzeczy, których nie ma niżej: rigging wymagający uprawnień, redundancja sprzętowa i kilkuosobowa ekipa techniczna obecna przez cały czas trwania wydarzenia.

Eventy masowe i plenerowe — od kilkuset tysięcy złotych. Do budżetu wchodzą pozwolenia, ochrona, zabezpieczenie medyczne i cała infrastruktura, której w obiekcie nie trzeba dowozić. Wymogi formalne i ich wpływ na harmonogram opisaliśmy w tekście o tym, jak wygląda event masowy w Polsce od strony prawnej i logistycznej.

Największą pozycją w kosztorysie jest zwykle technika i to jest miejsce, w którym różnimy się od większości agencji. Sprzęt, studio i ekipa są nasze, więc technika wchodzi do wyceny bez marży pośrednika. Policzyliśmy osobno koszt samej obsługi technicznej eventu, stawki za nagłośnienie konferencji oraz wynajem ekranu LED i telebimu — te trzy pozycje potrafią stanowić połowę budżetu technicznego.

Trzy rzeczy, które najczęściej podnoszą wycenę wbrew oczekiwaniom klienta. Pierwsza to godziny dostępu do obiektu — jeśli salę udostępniają dopiero rano w dniu wydarzenia, montaż wymaga dnia poprzedniego, a to dodatkowa doba wynajmu sprzętu i drugi dzień pracy ekipy. Druga to demontaż nocny, który przy stawkach nocnych bywa droższy od samego montażu. Trzecia to moc przyłącza: instalacja na 300 osób pobiera 15–25 kW, a typowa sala hotelowa oferuje jedno gniazdo 16 A, czyli 3,6 kW. Różnicę pokrywa rozdzielnica albo agregat i lepiej ustalić to przed podpisaniem umowy z obiektem niż po.

Nasze wynagrodzenie agencyjne ustalamy na etapie kosztorysu i po jego akceptacji nie zmienia się — nie doliczamy nic po wydarzeniu. Jeśli zastanawiacie się, czy w ogóle zlecać na zewnątrz, rozpisaliśmy to z liczbami w tekście o tym, czy agencja opłaca się bardziej niż organizacja we własnym zakresie.

Wycenę z rozbiciem na pozycje przygotowujemy do pięciu dni roboczych od briefu. Napisz, co planujesz — pierwsza rozmowa nic nie kosztuje.

Im wcześniej, tym większy wybór lokalizacji i terminów. Realizujemy też projekty w trybie przyspieszonym, ale wtedy zawęża się nie zakres, tylko lista obiektów, które w ogóle mają wolny termin.

Spotkanie do 100 osób — minimum 4 tygodnie, komfortowo 6–8. W tym czasie ustalamy scenariusz, rezerwujemy salę i konfigurujemy technikę. Poniżej czterech tygodni realne staje się głównie to, co da się zrobić w obiekcie, który akurat ma lukę w kalendarzu.

Konferencja na 100–500 osób — 2–3 miesiące. Dochodzi program merytoryczny, rejestracja uczestników, scenografia i koordynacja dostawców. Największym pożeraczem czasu nie jest technika, tylko domykanie listy prelegentów — to od niej zależy agenda, a od agendy cała reszta. Jak taki proces wygląda etap po etapie, opisaliśmy w materiale o tym, jak przebiega współpraca z agencją od briefu do rozliczenia.

Kongres na 500–2 000 osób — 4–6 miesięcy. Najlepsze obiekty w Warszawie rezerwują się z takim wyprzedzeniem, a przy prelegentach zagranicznych dochodzi logistyka podróży i wiz. Przy kongresach z sesjami równoległymi dochodzi też coś, o czym łatwo zapomnieć: każda dodatkowa sala to osobny zestaw nagłośnieniowy i osobny technik, a nie tylko dodatkowa pozycja w agendzie.

Niezależnie od skali warto mieć przygotowane cztery rzeczy na pierwszą rozmowę: przybliżoną liczbę uczestników, termin lub okno terminowe, widełki budżetu i cel wydarzenia. Cel jest najważniejszy i najczęściej pomijany — inaczej planuje się konferencję, która ma sprzedać produkt, a inaczej taką, która ma zintegrować zespół po fuzji. Bez tego pierwsza wycena jest zgadywaniem, które i tak trzeba będzie poprawić.

Event masowy — 6–12 miesięcy. Pozwolenia administracyjne i uzgodnienia ze służbami mają własne terminy ustawowe, na które nikt nie ma wpływu. To jedyna kategoria, w której harmonogram wyznaczają urzędy, a nie dostępność wykonawców.

Dwa okna w roku są u nas najgęściej obłożone: maj–czerwiec oraz wrzesień–październik. Jeśli planujecie wydarzenie w tych miesiącach, warto odezwać się kwartał wcześniej, niż wynika z powyższych widełek — nie z powodu naszej dostępności, tylko dlatego, że wtedy znikają wolne sale. Odwrotnie działa lipiec, sierpień i druga połowa stycznia: wtedy negocjuje się najlepsze warunki, bo popyt korporacyjny wyraźnie spada.

Tryb ekspresowy jest możliwy i realizowaliśmy wydarzenia z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Ceną jest węższy wybór lokalizacji i wyższe koszty logistyki. Technikę mamy własną, więc to zwykle nie ona jest wąskim gardłem — wąskim gardłem jest sala.

Jeśli szukacie miejsca, zebraliśmy obiekty konferencyjne w Warszawie, w których pracowaliśmy, oraz zestawienie największych centrów kongresowych w Polsce wraz z ich parametrami technicznymi.

Własną. Nagłośnienie, oświetlenie, ekrany LED, konstrukcje sceniczne, sprzęt wideo i studio z greenboxem należą do nas, a obsługuje je nasz zespół.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy, które widać dopiero wtedy, kiedy coś idzie nie tak.

Terminy zależą od nas, nie od cudzego magazynu. W szczycie sezonu, od września do połowy grudnia, firmy pracujące na podnajmie konkurują o ten sam sprzęt. My planujemy z własnego stanu magazynowego, więc rezerwacja terminu nie jest uzależniona od tego, czy dostawca zdąży zwolnić zestaw z poprzedniego wydarzenia.

Znamy sprzęt, którym pracujemy. Wiemy, które jednostki mają jaką awaryjność i co warto zabrać jako redundancję. Ekipa, która pierwszy raz widzi wypożyczoną konsoletę w dniu eventu, traci na jej konfigurację czas, którego w harmonogramie nie ma. Standardem jest u nas 10–15% sprzętu wiezionego jako zapas — przy awarii oprawy w trakcie gali to różnica między wymianą a dziurą w scenografii świetlnej do końca wieczoru.

Nie doliczamy marży pośrednika do największej pozycji kosztorysu. Przy typowej konferencji technika to 25–35% budżetu. Marża na podnajmie wynosi zwykle 15–25% tej kwoty i w kosztorysie jest niewidoczna, bo wchodzi w stawkę pozycji.

Pracujemy na systemach L-Acoustics i d&b audiotechnik, głowach Robe i Clay Paky, konsoletach grandMA, ekranach ROE Visual oraz kamerach Sony i Blackmagic. Pełną listę wraz z konkretnymi modelami i zastosowaniem znajdziecie na stronie techniki eventowej.

Własne zaplecze ma też jedną wadę i warto o niej powiedzieć wprost: nie mamy wszystkiego. Przy specyficznych wymaganiach — nietypowym systemie tłumaczeniowym, sprzęcie do mappingu wielkoformatowego czy konstrukcji o nietypowej geometrii — dobieramy sprzęt z rynku. Wtedy mówimy o tym w kosztorysie zamiast ukrywać to w stawce, bo klient ma prawo wiedzieć, która część zestawu jest nasza, a która nie.

Jeśli szukacie wyłącznie obsługi technicznej, bez prowadzenia całego wydarzenia — pracujemy również w takim układzie. Zakres i odpowiedzialność ustalamy wtedy inaczej niż przy pełnej obsłudze agencyjnej.

Tak, w całej Polsce. Baza sprzętowa i zespół są w Warszawie, więc przy wydarzeniach w stolicy montaż jest szybszy, a koszty logistyki niższe. Poza Warszawą doliczamy transport wyceniany według odległości i wielkości zamówienia — pozycja jest w kosztorysie od początku, a nie doklejana po wydarzeniu.

Rząd wielkości: przy jednodniowej realizacji w promieniu 50 kilometrów transport zamyka się w kilkuset złotych. Przy dystansie rzędu 300 kilometrów dochodzą noclegi ekipy i drugi dzień pracy kierowcy, co realnie oznacza 2 500–5 000 zł w zależności od wielkości zestawu.

Dla czterech miast prowadzimy osobne strony z lokalnymi obiektami, logistyką i poziomem cen: Warszawa, Kraków, Wrocław i Gdańsk.

Pracowaliśmy między innymi w PGE Narodowym, EXPO XXI, Global EXPO i Centrum Konferencyjnym POLIN w Warszawie, a poza stolicą w ICE Kraków i MCK Katowice. Znajomość obiektu to nie jest kwestia prestiżu, tylko czasu montażu: wiemy, gdzie są punkty podwieszenia, jaka jest droga transportowa, gdzie kończy się moc przyłącza i jak zachowuje się akustyka przy pełnej sali. Parametry największych obiektów zestawiliśmy w materiale o centrach kongresowych w Polsce.

Przy realizacjach poza stolicą zmienia się jedna rzecz, o której warto pamiętać przy planowaniu harmonogramu: nie mamy jak dowieźć zapasowego sprzętu w trakcie wydarzenia. Dlatego przy wyjazdach zabieramy szerszą redundancję niż przy realizacji w Warszawie — to podnosi koszt transportu, ale jest tańsze niż przerwa w wydarzeniu.

Obsługujemy również obiekt wskazany przez klienta, łącznie z wizją lokalną przed wyceną. Przy obiektach, w których nie pracowaliśmy, wizja lokalna nie jest formalnością — to ona rozstrzyga, czy zakładany plan techniczny w ogóle da się tam zrealizować.

Każdy projekt ma przypisanego opiekuna, który jest jedynym punktem kontaktu — od briefu, przez koordynację dostawców, po rozliczenie. Nie przekazujemy klienta między działami i nie zmieniamy osoby prowadzącej w trakcie.

W dniu wydarzenia na miejscu jest koordynator odpowiedzialny za harmonogram oraz ekipa techniczna. Przy większych realizacjach dochodzi realizator dźwięku i operator światła, a przy transmisjach — realizator obrazu. Skład dobieramy do skali: konferencja na 150 osób to zwykle 2–3 osoby techniczne, wydarzenie na 1 000 osób z transmisją to 6–8.

Rozliczenie jest jedno, niezależnie od liczby wykonawców po naszej stronie. Jedna umowa, jedna faktura i kosztorys rozbity na pozycje, więc widać, za co dokładnie płacicie. Przy wydarzeniach, w których część usług zamawia bezpośrednio klient, dzielimy zakres odpowiedzialności na piśmie przed startem — to jedyny sposób, żeby w dniu eventu nie było wątpliwości, kto za co odpowiada.

Kontakt w trakcie realizacji prowadzimy jednym kanałem uzgodnionym na starcie — mailem z historią ustaleń albo wspólnym dokumentem z harmonogramem. Ustalenia telefoniczne potwierdzamy na piśmie tego samego dnia. Brzmi formalnie, ale przy wydarzeniu, w które zaangażowanych jest kilkunastu dostawców, to jedyny sposób, żeby dwa tygodnie później nie było sporu o to, kto co obiecał.

Na tydzień przed wydarzeniem dostajecie komplet: harmonogram godzinowy z podziałem na montaż, próbę i realizację, listę osób z naszej strony wraz z numerami telefonów oraz plan techniczny sali. W dniu wydarzenia koordynator jest osiągalny przez cały czas — nie prowadzi równolegle drugiego eventu.

Cały przebieg współpracy, z etapami i realnymi terminami, opisaliśmy w osobnym materiale o tym, jak wygląda praca z agencją od pierwszej rozmowy do faktury.

To jest pytanie, które warto zadać każdemu wykonawcy, bo odpowiedź na nie różnicuje oferty mocniej niż cena. Awarie się zdarzają — liczy się to, czy ktoś przewidział je wcześniej i czy ma czym zareagować.

Sprzęt zapasowy jedzie z nami. Standardem jest 10–15% zestawu wiezionego jako redundancja: dodatkowe mikrofony bezprzewodowe, zapasowa oprawa, drugi komplet okablowania sygnałowego. Przy transmisjach dochodzi drugie łącze internetowe i osobne zasilanie stanowiska realizatorskiego. To nie jest nadmiarowość — mikrofon potrafi paść w połowie wystąpienia prezesa i wtedy liczy się wyłącznie to, czy zamiana zajmuje piętnaście sekund, czy piętnaście minut.

Na sali jest ktoś, kto może zareagować. Instalacja zaprogramowana rano i pozostawiona samej sobie nie przewidzi, że prelegent zejdzie ze sceny na widownię, że prezentacja nie odpali z jego laptopa albo że panel dyskusyjny przeciągnie się o kwadrans. Realizator obecny przez całe wydarzenie to pozycja, na której najłatwiej oszczędzić i najdrożej się przejechać.

Próba techniczna dzień wcześniej. Jeśli obiekt na to pozwala, wchodzimy dzień przed. Większość problemów — niekompatybilny sygnał z laptopa prelegenta, sprzężenia w konkretnym punkcie sali, zbyt słabe przyłącze, brak zasięgu dla mikrofonów w danym paśmie — ujawnia się dopiero przy pełnej konfiguracji, a nie na etapie planu. W dniu wydarzenia na ich rozwiązanie zwykle nie ma już czasu.

Odpowiedzialność jest po naszej stronie i na piśmie. Przy pełnej obsłudze agencyjnej nie ma sytuacji, w której dostawca techniki odsyła do agencji, a agencja do dostawcy — bo to ten sam podmiot. Przy realizacjach, w których część usług zamawia bezpośrednio klient, zakres odpowiedzialności dzielimy w umowie przed startem, a nie ustalamy w trakcie.

Ubezpieczenie i odpowiedzialność za sprzęt. Nasz sprzęt jest objęty polisą, więc uszkodzenie przez uczestnika wydarzenia nie wraca do klienta jako dopłata. Osobną kwestią jest odpowiedzialność za sam przebieg — jej zakres i ewentualne kary umowne ustalamy w umowie przed wydarzeniem, a nie po nim.

Czego nie obiecujemy: że nic się nie zepsuje. Obiecujemy, że będzie czym to zastąpić, że będzie kto to zrobi i że dowiecie się o tym od nas, a nie od uczestników wydarzenia.

W kosztorysie rozdzielamy pozycje tak, żeby dało się je porównać z ofertą kogokolwiek innego. Pozycja „obsługa techniczna" bez rozpisania jest nieporównywalna z niczym i zwykle oznacza, że ktoś nie policzył szczegółów.

W wycenie standardowo znajdziecie: sprzęt wypisany sztuka po sztuce ze stawkami dobowymi, konstrukcje i sposób zawieszenia, okablowanie i zasilanie, skład ekipy z liczbą osobodni, transport, montaż i demontaż z godzinami wejścia na obiekt, koordynację oraz nasze wynagrodzenie agencyjne.

Osobno liczymy to, czego nie da się przewidzieć przed wizją lokalną: wypoziomowanie terenu przy realizacjach plenerowych, płyty najazdowe, agregat prądotwórczy, jeśli moc przyłącza okaże się niewystarczająca, oraz godziny nadliczbowe wynikające ze zmian w agendzie po stronie klienta.

Trzy pozycje, o które warto dopytać w każdej ofercie — nie tylko naszej. Czy stawka obejmuje montaż i demontaż, czy są liczone osobno — to najczęstsza przyczyna tego, że dwie oferty wyglądające podobnie różnią się o kilkanaście procent. Ile osób wchodzi na montaż i o której godzinie — odpowiedź „ekipa będzie" oznacza, że nikt tego nie policzył. Co się dzieje, gdy sprzęt padnie w trakcie — firma bez zapasu w transporcie nie ma czym go zastąpić.

Przy zmianach zgłaszanych w trakcie przygotowań obowiązuje u nas jedna zasada: każda zmiana wpływająca na kosztorys wraca do was na piśmie z nową kwotą, zanim zostanie wdrożona. Nie ma sytuacji, w której dowiadujecie się o dopłacie z faktury. Przy zmianach neutralnych kosztowo — a takich jest większość — po prostu je realizujemy.

Rozpisaliśmy te pytania szerzej w materiale o tym, jak wybrać firmę AV do eventu korporacyjnego — siedem pytań, które warto zadać przed podpisaniem umowy.

Próg opłacalności przebiega mniej więcej przy 150 uczestnikach. Powyżej tej skali koordynacja dostawców zaczyna zajmować więcej czasu, niż warto poświęcić wewnętrznie — a koszt alternatywny pracy własnego zespołu rzadko trafia do kalkulacji, mimo że jest realny.

Rozpisaliśmy to z liczbami: porównanie stawek, koszt czasu zespołu i moment, w którym outsourcing zaczyna się zwracać, znajdziecie w tekście o tym, czy organizacja we własnym zakresie się opłaca.

W praktyce próg nie jest wyznaczany samą liczbą uczestników, tylko liczbą dostawców, których trzeba zsynchronizować. Spotkanie na 200 osób w hotelu, gdzie sala, catering i nocleg są w jednym miejscu, spokojnie prowadzi się wewnętrznie. Konferencja na 120 osób w obiekcie bez zaplecza, z osobnym cateringiem, techniką, rejestracją uczestników i częścią wieczorną w innej lokalizacji, to już sześciu wykonawców i harmonogram, w którym opóźnienie jednego przesuwa wszystkich.

Drugi czynnik to koszt alternatywny, który rzadko trafia do kalkulacji. Przygotowanie konferencji na 150 osób zajmuje osobie odpowiedzialnej wewnętrznie 60–100 godzin rozłożonych na kilka tygodni — i są to godziny odjęte od jej właściwej pracy, a nie dodatkowe.

Kiedy agencja się nie opłaca: przy wydarzeniach cyklicznych, powtarzalnych w tym samym miejscu i formacie. Po trzeciej edycji własny zespół zna scenariusz lepiej niż ktokolwiek z zewnątrz i wtedy sensowniejsze bywa zamówienie samej techniki.

W naszym przypadku dochodzi jeszcze jedno: technika stanowi zwykle największą pozycję kosztorysu, a my nie doliczamy do niej marży pośrednika. Szczegóły zakresu agencyjnego opisaliśmy na stronie agencji eventowej w Warszawie.

Sześć rzeczy warto sprawdzić u każdego wykonawcy: portfolio z ostatnich trzech lat, własne zaplecze techniczne kontra podwykonawcy, skład zespołu przypisanego do projektu, przejrzystość kosztorysu, polisa OC oraz sposób komunikacji w trakcie realizacji.

Rozwinęliśmy każdy z tych punktów wraz z pytaniami, które warto zadać na pierwszym spotkaniu, w poradniku o tym, jak wybrać agencję eventową i na co uważać.

Trzy sygnały ostrzegawcze, które widać już na etapie oferty. Kosztorys jako jedna pozycja — „kompleksowa obsługa techniczna, 45 000 zł" jest nieporównywalna z niczym i uniemożliwia sprawdzenie, czy dostarczono to, za co zapłacono. Brak pytania o godziny dostępu do obiektu — kto tego nie pyta, ten nie policzył montażu i doliczy go później. Wycena bez wizji lokalnej przy nietypowym obiekcie — w hali postindustrialnej albo wnętrzu zabytkowym oferta zrobiona zdalnie jest zgadywanką, która skoryguje się w górę w dniu montażu.

Warto też sprawdzić rzecz prostą: czy osoba, z którą rozmawiacie na etapie oferty, będzie prowadzić projekt. W wielu agencjach sprzedaż i realizacja to dwa różne zespoły, a wiedza między nimi gubi się dokładnie w tych szczegółach, które potem decydują o przebiegu wydarzenia.

I rzecz ostatnia, banalna, a rozstrzygająca: poproście o kontakt do klienta z podobnej realizacji z ostatniego roku. Agencja, która ma czym się pochwalić, poda go bez wahania.

Nasze realizacje można obejrzeć w portfolio.

Tak. Mamy własne studio z greenboxem w Warszawie oraz sprzęt do realizacji wielokamerowej i transmisji w terenie.

Obsługujemy streaming i transmisje na żywo, webinary i spotkania online oraz transmisje płatne w modelu PPV. Przy wydarzeniach hybrydowych prowadzimy obie warstwy równolegle — stacjonarną i zdalną.

Jedna uwaga praktyczna: wydarzenie hybrydowe to nie jest konferencja z dostawioną kamerą. Zdalni uczestnicy potrzebują osobnego miksu dźwięku, moderacji czatu i innego prowadzenia niż sala — prelegent musi wiedzieć, że ma patrzeć również w obiektyw, a pytania z czatu ktoś musi wprowadzać do dyskusji. Bez tego zdalni stają się widzami drugiej kategorii i odpadają po kwadransie. To osobna warstwa realizacyjna i osobna pozycja w budżecie.

Od strony technicznej trzy rzeczy rozstrzygają o jakości transmisji i wszystkie trzeba sprawdzić w obiekcie, a nie założyć. Łącze z redundancją — sieć hotelowa dzielona z gośćmi nie nadaje się pod transmisję, potrzebne jest wydzielone pasmo i zapasowe połączenie. Oświetlenie pod kamerę — natężenie na twarzy prelegenta rzędu 800–1 200 luksów przy jednej temperaturze barwowej wszystkich opraw, bo mieszanka daje na nagraniu twarz w dwóch kolorach. Dźwięk z konsolety, nie z kamery — mikrofon kamerowy zbiera akustykę sali razem z kaszlem publiczności.

Realizujemy zarówno transmisje z waszej lokalizacji, jak i nagrania w naszym studiu. Studio ma sens przy materiałach, które mają żyć dłużej niż jeden dzień — szkoleniach, onboardingu, komunikacji zarządu — bo warunki są powtarzalne i nie zależą od tego, co akurat dzieje się w sali obok.