Agencja Eventowa

Nie ulega wątpliwości, że eventy i duże wydarzenia wymagają odpowiedniego zaplanowania. Czy jednak warto powierzać to zadanie Agencji Eventowej? O ile w przypadku imprezy dla 10 osób, jej zaplanowanie pójdzie gładko – tak w obliczu wydarzenia, w którym weźmie udział 50 lub więcej zaproszonych, będzie już bardziej problematyczne. Dlatego też na pytanie „czy warto korzystać z usług agencji eventowej?”, należy odpowiedzieć twierdząco. Warto tu jednak zaznaczyć, że nie chodzi jedynie o liczbę zaproszonych osób. Organizacja imprez przy pomocy firmy eventowej ma znacznie więcej zalet.

Pełne wsparcie profesjonalistów

Chaos, z jakim można mieć do czynienia podczas organizacji przyjęcia, potrafi pochłaniać bez reszty. I to bez znaczenia na to, ilu osób dotyczy event. Bardzo często bowiem okazuje się, że nawet przy kilku uczestnikach organizacja eventu zaczyna przytłaczać. Na głowie organizatora pozostaje bowiem bardzo wiele rzeczy, które wymagają dopięcia na ostatni guzik. Sala, catering i rozrywka to jedynie szczyt góry lodowej, z jaką przychodzi zmierzyć się organizatorowi wydarzenia. W efekcie więc znacznie wygodniej jest przerzucić tą odpowiedzialność na barki agencji eventowej, która zna się na swoim fachu.

Oszczędność czasu i energii

Kolejnym mocnym argumentem, jaki przemawia za korzystaniem z usług firm eventowych jest oszczędność czasu. Nie da się bowiem ukryć, że zorganizowanie wydarzenia wymaga wielu godzin spędzonych na poszukiwaniach, rozmowach z kontrahentami oraz wszystkich innych czynnościach związanych z planowaniem eventu. Proces ten wymaga również dużo energii, przez co obsługa eventów sprowadza się do potrzeby utworzenia oddzielnego etatu.

Ogromne możliwości

Warto również wspomnieć, że nawet przeciętna agencja eventowa w Warszawie ma znacznie większe możliwości od pracownika firmowego, którego jeszcze w obecnych czasach zdarza się niektórym szefom wytypować do organizacji imprezy firmowej. Jest tak, ponieważ, firma eventowa ma za sobą całe zaplecze techniczne, jakie może przydać się w trakcie organizacji wydarzenia. Co więcej, agencje eventowe mają również lepszy dostęp do artystów, zespołów, dj–ów, gwiazd i konferansjerów, którzy mogliby taką imprezę poprowadzić.

Event skrojony na miarę

Ponadto nie można zapominać o tym, że korzystając z usług takiej firmy, dostaje się gotowy produkt. W dodatku uszyty na miarę potrzeb klienta, ponieważ powstaje w oparciu o scenariusz wydarzenia bądź życzenia osoby lub firmy, która korzysta z usług agencji. Taki skrojony na miarę event jest również odzwierciedleniem koncepcji twórczej project managera, który zajmuje się całym tym wydarzeniem. To właśnie w jego kwestii leży m.in. sformułowanie programu imprezy oraz jej organizacja od początku, aż do samego końca. Biorąc pod uwagę, że w agencjach eventowych pracują najlepsi specjaliści, można mieć pewność, że event zakończy się sukcesem. Tu powstaje jednak pytanie, czym jest agencja eventowa?

Zanim zaczniemy od tego, czym dokładnie zajmuje się firma eventowa, zacznijmy od wyjaśnienia, czym ona jest. Zgodnie z definicją podaną w Encyklopedii Zarządzania Agencja Eventowa to „firma świadcząca usługę organizacji wydarzeń na rzecz innych podmiotów tj. planowanie, wykonanie, produkcja”. C więcej, definicja ta tłumaczy również, czym taka agencja się zajmuje. Jak czytamy dalej „usługa ta obejmuje ocenę, definicję, nabywanie, alokację, kierowanie, kontrolę i analizę czasu, finansów, ludzi, produktów, usług i innych zasobów w celu osiągnięcia celów danego wydarzenia”. Można więc śmiało stwierdzić, że obsługa eventu przebiega kompleksowo. I to od samego początku aż do końca.

W dalszej części wspomniano natomiast o osobie „kierownika wydarzenia”, czyli project managera, którego zadaniem „jest nadzorowanie i aranżowanie każdego aspektu wydarzenia, w tym badanie, planowanie, organizowanie, wdrażanie, kontrolowanie i ocena projektu wydarzenia, działań i produkcji”. Na samym końcu podkreślono również, że „agencja eventowa nie jest agencją reklamową”. Jest tak ze względu na znacznie szerszy zakres możliwości oraz działań związanych z designem, administracją, marketingiem, czy nawet i ryzykiem, jakie wiąże się z organizacją wydarzenia. Czym zatem zajmuje się agencja eventowa?

Agencja Eventowa – co oferuje?

Agencja Eventowa to firma, której główną usługą jest organizacja i obsługa eventów. Co więcej, nie ogranicza się ona jedynie do organizacji wyłącznie imprez – tak jak jej nazwa wskazuje. Firmy eventowe w Warszawie mają w swojej ofercie także organizację wielu innych imprez, w tym m.in. spotkań biznesowych, wernisaży, wystawy, szkoleń, czy imprez okolicznościowych. W ramach oferowanej usługi taka agencja zajmuje się kompleksowym przygotowaniem wydarzenia – zarówno od strony merytorycznej, jak i technicznej. Oznacza to więc, że poza zaplanowaniem całego wydarzenia, firma eventowa zapewni również sprzęt i wszystkie inne potrzebne materiały.

Czym jeszcze zajmuje się Agencja Eventowa? Tym, by sprawić, że wizja klienta stanie się rzeczywistością. Praca takiej agencji polega bowiem na tym, by stworzyć event dopasowany nie tylko do możliwości finansowych klienta, ale również i jego wizji. Zadaniem przydzielonego do zorganizowania eventu specjalisty jest wcielić w życie niemal każdy pomysł, jaki może przyjść do głowy organizatorowi imprezy. Tym samym to właśnie z pomocą firmy eventowej pozornie niemożliwe do spełnienia życzenia, stają się rzeczywiste!

Co leży w zakresie działań agencji eventowej?

Organizowanie eventów to proces, który można podzielić na kilka etapów. Są to planowanie, wykonanie oraz postprodukcja, która wiąże się z domknięciem eventu do końca. To jednak jeszcze nie wszystko. Na każdy z tych etapów przypada bowiem wiele procesów, na które składają się m.in.

• Planowanie:
  • Określenie zakresu współpracy;
  • Określenie celów, grupy odbiorców oraz kryteriów sukcesu dla wydarzenia;
  • Opracowanie budżetu;
  • Zaprojektowanie oprawy eventu, jego motywu przewodniego itd.;
  • Branding;
  • Stworzenie strategii marketingowej;
  • Stworzenie skryptu i przedstawienie go klientowi.
• Wykonanie:
  
  • Zarządzanie i koordynacja wydarzeniem;
  • Produkcja audiowizualna;
  • Logistyka eventu – w tym m.in. kwestie związane z cateringiem, ochroną, oprawą muzyczną, zakwaterowaniem uczestników wydarzenia itd.
  • Ciągły monitoring jakości usług.
• Raportowanie:
  
  • Kontakt z klientem i uczestnikami wydarzenia – oczywiście na wypadek takiej potrzeby;
  • Udokumentowanie całego wydarzenia;
  • Tzw. feedback;
  • Podsumowanie i rozliczenie budżetu.

Jak więc widać, profesjonalna Agencja Eventowa ma naprawdę wiele do zaoferowania. Ponadto pomoże ona na każdym etapie organizacji eventu. Ważnym elementem współpracy z klientem jest również postprodukcja. Dostarczony klientowi raport jest bowiem cennym feedbackiem, który może się okazać niezwykle pomocny przy organizacji kolejnych eventów w przyszłości.

Stare polskie przysłowie mówi, że „gdzie Diabeł nie może, tam Babę pośle”. W branży eventowej można natomiast śmiało powiedzieć, że „gdzie Diabeł nie może, tam project menagera pośle”. Dla dobrej agencji eventowej nie ma bowiem rzeczy niemożliwych. Na liście eventów, jakie może zorganizować profesjonalna firma eventowa, znalazły się więc wydarzenia:

• Biznesowe i korporacyjne – czyli wydarzenia, których cele są czysto biznesowe, bądź mają wspomóc komunikację między pracownikami korporacji. Co więcej, mogą to być także szkolenia, które wspomogą rozwój zawodowy pracowników.
• Wystawy i targi – czyli wszelkiego rodzaju spotkania, na których gromadzą się kupujący, sprzedający oraz osoby zainteresowane z całego kraju, a nawet i świata. To świetna okazja do tego, by zaprezentować swoją obecność na rynku, poznać kontrahentów oraz dotrzeć nowych do klientów.
• Marketingowe – czyli wydarzenia i eventy, które są zorientowane na handel oraz zwiększenia świadomości kupującego na temat danego produktu. Mogą również promować produkt lub usługę.
• Konferencje i konwencje – czyli specjalistyczne wydarzenia, na których można spotkać ekspertów i liderów w swojej dziedzinie. Dedykowane konkretnemu zagadnieniu, mogą mieć charakter naukowy, bądź być luźnym spotkaniem miłośników produktu, któremu konwent jest poświęcony.

Dobra agencja eventowa powinna więc podjąć się organizacji każdego wydarzenia! Zarówno firmowego, jak i mającego na celu promocję produktu bądź usługi. W dodatku bez względu na to, jak duża jest skala wydarzenia, lub jak bardzo wymuskane są życzenia klienta. W końcu w tej branży niemożliwe nie istnieje!

Mimo iż, organizacja eventów jest dość dużym przedsięwzięciem – wcale nie musi ona dużo kosztować. Zanim jednak przejdziemy do tego, ile może kosztować taka profesjonalna techniczna obsługa eventów, należy zaznaczyć, że jej cena może ulec zmianie w zależności od skali organizowanego wydarzenia. Mały event generuje znacznie mniejsze koszty niż wydarzenie dużego kalibru. Podstawą do wyceny są jednak przede wszystkim dane, jakie klient poda firmie w trakcie składania zamówienia. Mowa tu więc nie tylko o detalach takich jak liczba uczestników wydarzenia, ale i oczekiwania względem eventu.

Z kolei odpowiedzią na brief zamówienia złożonego przez klienta jest oferta firmy eventowej. Stanowi ona pełny kosztorys stworzony w oparciu o wszystkie punkty, jakie klient uwzględnił w zamówieniu. Stworzony przez Agencję Eventową brief jest pewnego rodzaju przewodnikiem, który umożliwia zarządzanie całym projektem – nie tylko od strony finansowej. Na początku współpracy do akcji wkracza dział kreatywny, którego zadaniem jest stworzenie koncepcji wydarzenia – oczywiście uwzględniając wymagania oraz życzenia klienta. Tak oto powstaje scenariusz wydarzenia, jego motyw przewodni itd.

Oczywiście do kosztów wydarzenia należy również doliczyć cenę wynajmu lokalu, w którym odbędzie się cała impreza. Kiedy natomiast przyjdzie do realizacji projektu, dojdą do tego także koszty obsługi, zespołu, konferansjera czy innej rozrywki, która urozmaici event. Do tego dochodzą także inne ewentualne życzenia klienta. Z reguły im bardziej są one wyszukane, tym więcej trzeba będzie za nie dopłacić. W zależności od tego cena organizacji eventu może wzrosnąć z kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Jedną z podstawowych usług, którą ma do zaoferowania każda agencja eventowa w Warszawie to organizacja imprezy firmowej. Jednak tylko najlepsze z nich są w stanie zaproponować klientowi tak bogaty wachlarz eventów firmowych. wśród których znalazły się m.in.:

nad procesem postprodukcji.

Nie jest tajemnicą, że konsumenci z każdym kolejnym rokiem stają się jeszcze bardziej wymagający. Naturalną koleją rzeczy jest również to, że wraz z oczekiwaniami klientów wzrasta także konkurencja. Dlatego dobra firma eventowa, powinna zadbać o to, by każdy element organizowanego wydarzenia był dopracowany – i to bez znaczenia na wielkość budżetu. Nowe technologie to obecnie jedno z podstawowych narzędzi, na jakich pracuje agencja eventowa. Pewnym standardem stało się już to, że najlepsze firmy w branży eventowej nie stronią od technologii, a podczas eventów sięgają już nie tylko po ekrany LED–owe, ale i technologie takie jak VR. Kolejnym ważnym elementem staje się także live streaming, który polega na transmitowaniu wydarzenia w czasie rzeczywistym, co umożliwia oglądanie eventu z dowolnego miejsca na całym świecie. Możliwości jest wiele, a dobra agencja eventowa z pewnością nie powinna od nich stronić.

Wspomnieliśmy już, że agencja eventowa zatrudnia specjalistów w swoim fachu, których nazywa się project menagerami. Są to wykwalifikowani eksperci z doświadczeniem w branży eventowej, którzy wiedzą, jak organizować udane eventy firmowe i nie tylko. Niczym najlepsi projektanci ubierają modelkę w pomysł, jaki powstał w głowie klienta. Nazywani czasem również event managerami – są ekspertami od organizacji imprez i wydarzeń różnego rodzaju. Nie boją się wyzwań, a ich kreatywność idzie w parze z wysokimi standardami, jakich trzymają się na co dzień. Do najważniejszych zadań project menagera należy m.in.:

• Współpraca z klientami i kontrahentami;
• Realizowanie wizji klienta;
• Czuwanie nad logistyką wydarzenia;
• Organizacja akredytacji oraz wszelkich wymaganych pozwoleń;
• Organizacja cateringu, artystów itd.
• Zarządzanie ryzykiem związanym z organizacją wydarzenia.

Każda firma prędzej czy później stanie przed obliczem zorganizowania wydarzenia firmowego. Tu jednak się pojawia pytanie, czy chce to zrobić sama, czy z pomocą profesjonalnej agencji eventowej. Organizacja imprez potrafi przysporzyć wielu wyzwań, a w dodatku wymaga nie tylko pieniędzy, ale i czasu. Zatrudnienie agencji pomoże zaplanować całe wydarzenie – zarówno pod względem planu imprezy, jak i jej budżetu. Z pomocą specjalisty uniknie się nie tylko stresu, ale i ryzyka popełnienia wielu błędów, o których osoby niezajmujące się eventami na co dzień, nawet nie mają pojęcia. To jednak właśnie te drobne szczegóły sprawiają, że wydarzenie nie tylko zostaje uznane za udane, ale i przechodzi do historii.

Obsługa eventów wymaga nie tylko wiedzy, ale i doświadczenia, a także i niebywałych umiejętności zarządzania. Co więcej, wymaga ona także szybkiego reagowania na kryzysowe sytuacje oraz posiadania planu B, który będzie ratunkiem z niespodziewanych opresji. W trakcie eventu trzeba być bowiem gotowym na wszystko. Brak prądu, deszcz, czy problemy z cateringiem to tylko niewielkie preludium ku temu, co w trakcie wydarzenia może pójść nie tak. Jednak korzystając z pomocy profesjonalistów, można zminimalizować ryzyko niepowodzeń do minimum. A nawet i na wypadek jakiekolwiek niepowodzenia można być pewnym tego, że firma eventowa znajdzie optymalne rozwiązanie. Nie wspominając o tym, że wydarzenie jeszcze długo będzie ciepło wspominane przez jego uczestników.